Home > オフィスソフト > | 図面屋の技術コラム > 規則性を持ったファイル名ですっきり保管

規則性を持ったファイル名ですっきり保管

日々増えていくデータファイル、「名前を付けて保存」するときに適当に名前を付けてしまって、後々「あのファイルどこに保管したっけ?」となり、中身を開いて確認していては、データ探しに時間がかかってしまいます。

適当に付けたファイル名

これは「ファイル名に規則性を持たせる」ことで改善できます。

ファイル名に規則性を持たせることでファイル命名時に悩まなくてすみます。
また、ファイル名の付け方を工夫することで、探しやすくなります。

つまり時間短縮、コストダウンに結びつくわけです。

ファイル名の命名規則は、工夫して使い勝手の良い規則を作れば良いわけですが、会社であれば関係者に周知徹底する必要があります。

例として「社内議事録」のファイル管理表を示します。

エクセルによる文書管理表

エクセル等でに図書(文書)管理表を作成して、いればさらに便利です。

文書に関する概要をデータベース化することによって、迅速な検索ができるのが最大のメリットですが、ファイル名を規則にそって取得し、個々のファイル名のばらつきをなくしましょう。

ファイル名生成計算式

ファイル名の取得には、開催日と会議名を入力し、エクセルの「&」で文字をつなげているだけです。

名前を付けて保存

このファイル管理表で生成した「ファイル名」をコピーし、WORDなどで作成した議事録を「名前を付けて保存」する際に、ペーストして保存します。

あまり長いファイル名にしたくない場合は、必要項目を記号化するなどして工夫をするといいでしょう。

必要であれば、プロジェクト名や、保管場所など必要な情報を入力し活用しましょう。
ただし、入力する項目が多すぎると、データ入力に時間を割かれることになり、長続きしませんので、後にファイルをどういった項目で検索することが考えられるか、十分に検討する事が必要です。

(2013/06/18:吉村)

Home > オフィスソフト > | 図面屋の技術コラム > 規則性を持ったファイル名ですっきり保管

Return to page top