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メモの活用

メモの活用

毎日の業務は、電話、メール、など様々な媒体を通じて情報を共有し、進められています。

情報が少ないと、経験上からの想定が多くなり、「手直し」のリスクが大きいですし、情報が多すぎると中には無駄な情報も含まれていたりして、本題をつかみにくく効率が悪くなることもあります。

特に、電話など口頭による情報のやり取りだけでは、思い込み(思い違い)、理解不足につながりかねません。

また、お客様のご依頼に対し「私はこう理解していますよ」というアピールをすることも必要かと思います。間違った理解をお客様に指摘されることは極力避けたいことではありますが、もし、間違った理解をしたまま業務をすすめて、納期直前で全面修正となっては、お客様に多大なご迷惑をかけてしまいます。

それらを除外し、ミス防止を含めた業務の効率化のためには、口頭だけでなく、書面によるやり取りが欠かせません。

それも、漫然とメモを取るのではなく、いつ、誰と、何のために、何を、どう決めた(どうする)といった項目を記載したフォーマット化されたメモを用意し、効率的、効果的なメモを取ることによって、情報の取りこぼしを防ぎ、整理された情報管理を目指しています。

(2015/07/01:吉村)

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