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転ばぬ先の杖(受領リストの活用)

転ばぬ先の杖設計業務にかかわる資料もほとんどが、データにより提供されます。
そのやり取りも、インターネットの普及によって、大容量のデータが頻繁にやり取りされるようになりました。
簡単にデータを送付することができるようになったおかげで、輸送時間は大きく短縮されました。

しかし、業務のスピードアップは進みましたが、紙をやり取りしていたころと変わらない事があります。

それは、「やった(提供した)⇔もらってない(受領してない)」という事が発生することです。

「やったはず⇔もらってない」のやり取りは時間の無駄ですし、最新の情報で業務を進めることも難しくなってしまいます。

しかし、資料を受け取る側は、あくまで提供された情報でしか判断できません。

もらっていない情報は確認できないのです。

無いことを証明できない。当たり前です。
でも、あるものは証明できる。

というわけです。

本来は開始時に、「これを送ります。」 → 「確かに借用しました。」作業終了後、「これを返却します。」 → 「確かに返却されました。」といった送付状、文書貸与表が存在すべきところですが、扱うデータの多さについついデータだけやり取りするといったことも少なくあり ません。

言葉のやり取りである「言った⇔言っていない」もたまにありますが、これはメールなどで明文化しておくことでも防ぐことができます。

「私が貰ったのはこれですよ。これ以外は預かっていませんからね。」と念を押すことによって、先方との調整をスムーズにし、万一資料不足によるトラブルが発生した場合でも責任の所在を明確にするこができます。

以上の事からも、自己防衛かつ無駄作業防止のために、受領リストの作成と連絡を心がけています。

(2015/09/07:二見)

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