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つれづれ思うこと Archive

依頼内容は正確に伝わっているのか?

コミュニケーション

依頼内容は単純なものでした。

以前送付してもらった数十ページのリストの最初の1ページに作業担当者の印を押した紙を1枚送付して欲しい。

たったこれだけです。

後日送付されてきたものを確認して驚きました。

押印のある最初の1ページだけでなく、続きのページ全てが送付されてきたのです。

しかも前回作業してもらったことをもう一度再現してあります。

ありえない「仕事」が発生してしまっていたのです。

『依頼の際、電話とメールで確認したはず。しかも単純な内容なのになぜこのような事態になってしまったのか?』

今回の件に関して、依頼側の原因としては下記が思いあたりました。

  1. 簡単な依頼内容だったため電話で相手に話が通じていると思い込んだこと。
  2. メール内容が具体的に作業指示を書いたことでわかりにくくなってしまったこと。

間違えないようにという配慮で書いたことが、単純な依頼内容の場合、むしろ間違える要因になってしまいました。

今回の場合は、例えば「1ページ目に担当者印を押してその1枚だけを送付願います。」でよかったのです。

メールする際は、やってほしいことを簡潔にメールに書くようにし、電話の際は、『依頼内容は正確に伝わっているのか?』を確認しながら話をしようと肝に銘じました。

社内ミーティング

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横浜社員含め今年最後の社内ミーティングを行った。

年に何度もあることではないため仕事のことは勿論のこと社員全員の考え方や思っていることを直接聞くことができ有意義なミーティングだと感じた。

今後も宮崎、横浜ともにコミュニケーションをとり良いものを作り上げていけるようにしていきたい。

2017年度入社1~3年度 若手社員ステップアップ研修会

研修会資料

2017年11月9日(木)に若手社員ステップアップ研修会に参加してきました。

今回の研修はグループ交流がメインでグループリーダーをさせて頂きました。

グループリーダーはグループにいる社員さんの話を引き出し一緒に考え合い大変だったことや嬉しかった事をみんなで共感できるようにしていくのが役割です。

テーマはこれまでのことを振り返って、今悩んでること、これからやってみたいと思っていることです。

業種も環境も全然違う方との交流でしたが共通点も多かったです。 コミュニケーションがとれていること、どのようになりたいか目標があるということがみなさん一緒でした。

目標のためには勉強をしなければならないから時間をつくるために一日のスケジュールを組んでいく事が大切だということになりました。

今回初めてグループリーダーをさせて頂きましたが交流中に話が止まってしまったり、話してくれてる方との一対一の会話になってしまい他の方に話を振って広げていくことができませんでした。みんなで話していくことの難しさを痛感しました。

ですが今回の事はとても良い経験になりましたし、勉強になりました。

2年前入社前に参加した研修では不安と緊張でいっぱいでしたが、今回は引っ張っていく立場になって前の研修より楽しめて少し成長できたかなと思います。

今後は4年目、5年目なっていきますが素直に人の話を聞いて、でも自分の仕事に誇りをもって和泉さんに任せたら大丈夫と言われるようになりたいです。

これからも学んでいくことはまだまだ沢山あるのでどんどん吸収していきたいと思います。

現在行っている作業

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現在、図面を2Dから3Dへ入力を行っています。

それを元に現場の状態と干渉チェックし、設計するうえでの検討にあてられるようにするのが目的です。

その作業においてとりまとめを任せてもらいましたが同時に大変なこともありました。

まず人に指示をし、仕事をふる大変さを知りました。

他の人に仕事を振る前にまず自分が理解しどのように伝えるか考えなければなりません。

最終的な目的を伝え、なぜその業務を行うか伝えることから始めました。

いつもなら個人の仕事をしていくだけでしたが、 とりまとめとなると3D入力以外の仕事と兼ね合い、状況把握、現在の進捗状況で納期が間に合うか、など予想以上に考えなければならないことがありました。

その中で慣れてない部分が多く同じ仕事をしている方々に沢山バックアップして頂きました。

仕事をふる力をつけたり私個人の力をつけていかなければならないと改めて勉強になりました。

今回感じた気持ちを忘れずまたチャンスを与えて頂けるよう精進していきます。

メモの活用

メモの活用

毎日の業務は、電話、メール、など様々な媒体を通じて情報を共有し、進められています。

情報が少ないと、経験上からの想定が多くなり、「手直し」のリスクが大きいですし、情報が多すぎると中には無駄な情報も含まれていたりして、本題をつかみにくく効率が悪くなることもあります。

特に、電話など口頭による情報のやり取りだけでは、思い込み(思い違い)、理解不足につながりかねません。

また、お客様のご依頼に対し「私はこう理解していますよ」というアピールをすることも必要かと思います。間違った理解をお客様に指摘されることは極力避けたいことではありますが、もし、間違った理解をしたまま業務をすすめて、納期直前で全面修正となっては、お客様に多大なご迷惑をかけてしまいます。

それらを除外し、ミス防止を含めた業務の効率化のためには、口頭だけでなく、書面によるやり取りが欠かせません。

それも、漫然とメモを取るのではなく、いつ、誰と、何のために、何を、どう決めた(どうする)といった項目を記載したフォーマット化されたメモを用意し、効率的、効果的なメモを取ることによって、情報の取りこぼしを防ぎ、整理された情報管理を目指しています。

めざせ「いきいき社員」

コピー機、プリンターなど日頃からお世話になっている、リコージャパン株式会社宮崎支社様の「Richo MIyazaki Presentation 2013」(2013/11/12 , 11/13 KITENビル8階)が開催され、参加してきました。

年に一度、最新のビジネスツールを紹介するこのイベントは、コピー機等のリコー製品を始め、最新のビジネスツール(ハード、ソフト)を数多く紹介しています。

新しいツールを、一挙に体感できる機会はなかなか無いため、このイベントには極力参加しています。
近年は、「クラウド」を活用したソフトウェア(グループウェア、データストレージ)や、ネットを通じて社外でもデータを共有するツールが多くなっています。

今回私が気になったのは、リコーの「インタラクティブ ホワイトボード」や、クラウドサービス「s-Sharing Box」です。弊社ですぐ活用するかどうかは、別にして新しいツールを知ると知識の幅が広がって楽しいものです。

このイベントは必ずセミナーや体験会も同時開催されていて、大変有益な情報を得ることができます。 今回私はセミナー「ワークライフバランスの必要性」(講師:特定社会保険労務士 橋口 剛和 氏)に出席しました。

ワークライフバランスとは、ウィキペディアによると、

ワーク・ライフ・バランス(英: work?life balance)とは、「仕事と生活の調和」と訳され、「国民一人ひとりがやりがいや充実感を持ちながら働き、仕事上の責任を果たすとともに、家庭や地域生活などにおいても、子育て期、中高年期といった人生の各段階に応じて多様な生き方が選択・実現できる」ことを指す。

とあり、「仕事」優先ででも「家庭」優先でもなく、効率良く働き、家庭はもとより地域社会に貢献できる社会を作ろうというものです。

セミナーのなかで働き方で社員を4つのタイプに分けていたので紹介します。

仕事重視、仕事軽視、家庭重視、仕事重視の項目のなかで自分がどの位置にいるのかによって「ダラダラ社員」「ヌクヌク社員」「バリバリ社員」「イキイキ社員」のどのタイプなのか認識しておくのも良いかもしれません。

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就業時間中に集中して仕事することによって、残業に依存しないで業務を進めることで、会社も無駄な経費を抑える事ができるわけです。顧客の都合によって残業せざるを得ない場合も多々ありますが、効率よく働くアイディアの種を探し、育てる必要があるでしょう。

会社にとっても働く自分自身にとっても「いきいき社員」になるべく、工夫と努力をしていきたいものです。

品質管理状況のチェック

3年前、当社最大の顧客と、直でのお取引を可能にするため、手順を踏み始めた。

申請を出すと、当社がきちんとしたルールにのっとり、仕事をしているか、という監査が入る。

わざわざ横浜から担当者がこられ、厳しいチェックが入った。

それまで20年、自社のコンプライアンスを作成し、日々の作業はそれにのっとり、社員全員が守っていくよう教育もほどこしていたので、なんなくクリア。

そして決算時期まで待って、数期の決算内容の審査があり、顧客の上層部の査定を経て、直でお取引ができるようになった。

平成21年12月のことだ。「悲願」21年目にして、叶った。

信用に足りうる会社と認められたと、嬉しかった。

そして今年の3月、有限会社から株式会社の社名変更の手続きを始め、完了したのと、東日本大震災が、ほぼ同時だった。

それまでの努力はなんだったんだろうと、暗澹たる気持ちになったが、

あれから7カ月。物事は新しい道へと進行している。

宮崎にしっかりした基盤をつくるための揺さぶりだったと、今ではとらえている。

本日、3年前作成した当社の品質管理状況チェックの期限がくるので、新たに監査が必要と、連絡があった。

再び書類を作成しながら、振り返ると嵐の中を、ただ一筋に、スタッフと手をさずさえて過ごしてきた日々が、懐かしく思える。

これからも、負けてたまるか、と歩んでいくんだ。

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