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作業環境 Archive

電卓の使い方

寸法を計算する際によく利用するのが電卓です。
今回はその電卓の使い方のひとつをご紹介いたします。


Dentaku_1-2.png
例)壁からb,c,dまでの距離を計算する場合です。


①500を入力
②「+」を2回
③250を入力して「=」
   計算結果:750が表示されます。
④続けて360を入力して「=」
   計算結果:860が表示されます。
⑤続けて680を入力して「=」
   計算結果:1180が表示されます。

普通に1つずつ計算するよりも時間短縮になります。
この使い方は引き算、掛け算、割り算にも同様に対応しているので便利です。
(※注意:この使い方は「カシオ」の電卓での入力方法なので、他のメーカーの電卓をお使いの方は取扱説明書で確認してください。)

お掃除って大事ですね

 会社で通常作業に使っているパソコンの電源は入っているのに画面が表示されないという事態が発生致しました。

 最近、起動が遅く、フリーズすることもしばしば...。

 困った......ということで原因を考えてみました。
 
パソコンの容量の問題?
 →余裕があります。
 
パソコンが古い?
 →使用年数はそれなりにたっておりましたが、壊れるほどの年数ではない。
 問題が見つかりません...。 なぜだろう...?。
 
よし!ここは思い切ってパソコンの掃除をしてみよう!

 という訳でパソコン清掃大作戦(物理的)はじめました。

PC掃除中

 掃除をした。(添付写真参照...エアーダスターでシューーっといたしました。)
  ↓
 ものすごい量のホコリが出てきた。(写真は自主規制で...。)
  ↓
 きれいになった。(こんなに埃がたまっていたら動きも鈍くなりますね...。)
  ↓
 回復した。(びっくりするくらいに通常運転するようになりました。)

 普段からパソコン周辺の掃除はマメに行っていたのですが、内部に入り込んだホコリが原因でこのようなことになるとは...。ホコリの威力おそるべしです。パソコンの管理はファイルだけではないのですね...。
 調べてみると、パソコン内部に入り込んだホコリがたまると熱暴走をおこし、電源が落ちてしまうこともあるようです。
 これからパソコンの起動が鈍くなったら、ファイルとホコリに注意しようと思います。
  
【注意点】 
 静電気に注意。(ハード内を直接掃除機で吸い取ってはいけません。)

 基盤を傷つけないように注意。(精密機械です。壊れてしまいます。)

 パソコン内部に詳しくない方は専門のサービスを利用し掃除を依頼してください。
 (ネットで検索すると何件か出てきました。)

 掃除を個人でされる際は、必ず、自己責任でお願いします。
 もし、ご自分で掃除してパソコンが壊れてしまっても弊社は責任を持てません..。
 くれぐれもご注意願います。

パソコン情報整理

毎日の業務の中で私たちは、さまざまな情報を取り扱っている。PC21.png
その情報をいかに効率良く整理できるか。。。

便利に扱えるパソコン、スマホ、ペーパーレスの時代だからこそ、きちんとした整理をし、有効なアウトプットをしていきたいと考える。

今回も日経PC21に'パソコン情報整理術'のタイトルで掲載されていた。

情報を「ためる」「探す」「加工する」ためのテクニックを教えてくれている。

紙の書類などを取り込む方法、紙のノートでする作業をパソコンで行う方法、PDFの作成・編集・印刷方法など他にもあるが、今回はこのピックアップした方法を学ぼうと思う。

詳しくお知りになりたい方は、日経PC21 9月号を見られてはいかがでしょうか。

アタッチした画像が白黒反転して印刷される不具合

sp6220

弊社では、図面、計算書から各種帳票までの印刷を、レーザープリンタ(Richo IPSio SP6220)をネットワークにつないで使用しています。

型は古くなりましたが、現役バリバリのプリンタで、毎日の業務に大いに役立っています。

ところが最近、ある一台のPCからの印刷で不具合がありました。

それは、Tifファイルを「アタッチ」したAutoCAD(DWG)ファイルを印刷すると、印刷までに非常に長い時間がかかり、印刷結果もネガフィルムのように白黒反転して印刷されるというものです。

時間がかかって作業効率は悪いですし、トナーインクももったいない。何より図面としても使えません。

ネガポジ反転のイメージ

「アタッチ」とは別ファイル(tif等)を図面(DWG)にリンク貼り付けすることですが、「アタッチ」していない図面は正常に印刷されるため、CADソフト側の設定に問題があると思いました。

うまく印刷できなかったDWGデータを他のPCから印刷してみますと、正常に印刷できます。

2台のPCのAutoCADの印刷設定など見比べて見ても違いがありません。

印刷に時間がかかることから、ネットワークの不具合がありプリンターまで、正常にデータが伝わってないのかな?とも思いましたが、エクセルやワードも含めすぐ印刷できますのでネットワークの不具合とも考えにくい。

さて、どこに問題があるのだろう?

あっ! 印刷の不具合だからもしかしてプリンタドライバ?

と、思いつき確認してみると、うまく印刷できないPCのプリンタドライバ名が「RICOH Black&White (RPCS)」となっていて、ネットワークに繋がっている他のPCと違います。

× RICOH Black&White (RPCS)

○ RICOH IPSiO SP 6220 RPCS

一度ドライバーを削除して、再インストールしたところ、無事正常な印刷ができました。

なぜ、「アタッチ」したDWGファイルだけが印刷不具合で、他の印刷は正常だったのかは不明ですが、プリンタドライバーの違いに原因があることは間違いないようです。

プリンタドライバーを設定する際に間違って選択していたようです。

[反省と学び]

  1. 慣れた作業でも一つ一つの確認を忘れずにしなければならない。
  2. 思い込みを捨て、あらゆる条件(状況)を想定して作業すること。

パソコン設定ツール集

PC設定ツールCD

どんな仕事であっても、毎日使う道具の手入れ(メンテナンス)は、業務の効率化を考えた上で必須事項です。

弊社の場合は、パソコン(PC)も重要な道具の一つです。不要なファイルの削除などの日頃のメンテナンスは欠かせません。

それでも、長い期間使用していると、PCの調子がどうしても復活でず、リカバリーをしなければならなかったり、新しいソフトウェアに対応できず、新たな機器に入れ替えたりしなければならないことがあります。

つまりPCの「新台入れ替え」というわけです。

新台入れ替えした場合、社内の標準設定に合わせるために、いつも決まった設定を行うものがあります。

たとえば、以下の項目などは、良くやる設定です。

  • ウィルス対策ソフト(ライセンス版)のインストール
  • ネットワークドライブの割り当て(バッチ)
  • IPアドレスの設定(バッチ)
  • ネットワークプリンターのドライバのインストール

これらの作業は、ほぼ決まった作業の繰り返しでありますが、頻度としては少ないため、設定をする際には設定方法を忘れていたり、各所に散らばったファイルを集めたりと効率が悪いと感じていました。

今回の工夫は、これらのファイルを1枚のCDに集約し、「新規パソコン設定ツール集」とし、新台入れ替えの際にすぐ使えるようにしたことです。

データサーバ上に保管して運営することも考えましたが、ネットワークドライブの割り当てをしないことには、使い勝手が悪いことから、CDにまとめました。

CDにまとめることによって、他のPCと同様の設定を、無駄なく実行することができ、時短につながっています。

たぶん、複数台設定するときはさらに便利に使えると思います。

転ばぬ先の杖(受領リストの活用)

転ばぬ先の杖設計業務にかかわる資料もほとんどが、データにより提供されます。
そのやり取りも、インターネットの普及によって、大容量のデータが頻繁にやり取りされるようになりました。
簡単にデータを送付することができるようになったおかげで、輸送時間は大きく短縮されました。

しかし、業務のスピードアップは進みましたが、紙をやり取りしていたころと変わらない事があります。

それは、「やった(提供した)⇔もらってない(受領してない)」という事が発生することです。

「やったはず⇔もらってない」のやり取りは時間の無駄ですし、最新の情報で業務を進めることも難しくなってしまいます。

しかし、資料を受け取る側は、あくまで提供された情報でしか判断できません。

もらっていない情報は確認できないのです。

無いことを証明できない。当たり前です。
でも、あるものは証明できる。

というわけです。

本来は開始時に、「これを送ります。」 → 「確かに借用しました。」作業終了後、「これを返却します。」 → 「確かに返却されました。」といった送付状、文書貸与表が存在すべきところですが、扱うデータの多さについついデータだけやり取りするといったことも少なくあり ません。

言葉のやり取りである「言った⇔言っていない」もたまにありますが、これはメールなどで明文化しておくことでも防ぐことができます。

「私が貰ったのはこれですよ。これ以外は預かっていませんからね。」と念を押すことによって、先方との調整をスムーズにし、万一資料不足によるトラブルが発生した場合でも責任の所在を明確にするこができます。

以上の事からも、自己防衛かつ無駄作業防止のために、受領リストの作成と連絡を心がけています。

データのバックアップ

バックアップのイメージ

弊社では、データの一元化のためにNASサーバーを使用しています。

サーバーのメンテナンスなどできるだけ手間のかからない機種を使用していますが、万一のトラブルに見舞われる可能性はあります。

マシントラブルに対応する為には、やはりデータのバックアップは欠かせません。

メインのNASサーバーから、1台のNASサーバーと1台のUSBハードディスクにバックアップをとっています。

バックアップの設定もブラウザ経由で管理画面へアックセすすることで、簡単に設定でき、設定時間になると自動的にバックアップを開始しますので便利です。

当社では以下のバックアップを4回に渡って実施しています。

  1. 毎日・ 3:00:メインサーバー → 外付けHD
  2. 毎日・12:00:メインサーバー → サブサーバー
  3. 毎日・18:00:メインサーバー → サブサーバー
  4. 毎日・23:00:メインサーバー → サブサーバー

これで機械的なトラブル対策は問題ないと思います。ただ、課題もあり、バックアップ先の装置も同じ事務所内にあるため、火災等に対しては、何らかの対策を講じる必要があると思います。

クラウドでのバックアップも考慮に入れる必要がありますが、セキュリティ、費用などまだまだ検討が必要な状況です。

データファイルサーバーの移動

データファイルサーバーの移動を行いました。

移動前は、ルーターから5、6mほど離れた位置に設置していましたが、書類整理を行ったことで、ルーター近傍にスペースを確保できました。

ファイルサーバー(移動後)

ただ、移動しただけですと、ケーブル類がごちゃごちゃと目障りだったため、ホームセンターで購入した塩ビの板(1mm厚)を目隠しにして、見た目をすっきりとさせました。

ファイルサーバー(移動後・目隠し)

元の設置場所もスペースを空けることができましたので、有効活用して業務の効率化に役立てたいと思います。

ファイルサーバー(移動後・空きスペース)

ノートパソコンのセキュリティ対策

ノートパソコンのセキュリティ

以前の記事セキュリティパスワードの設定でも記載致しましたが、当社の財産はデータであり、万が一のことを考えての安全対策は必須です。

最近ノートパソコンを新規導入しましたので、合わせて「セキュリティワイヤー」も購入しました。簡単に持ち運ぶことのできるノートパソコンこそ必要な「セキュリティワイヤー」でしょう。

説明書を確認しながら取り付けましたが、しっかりととりつけられ一安心です。

万一の盗難に備えて、他のパソコン同様「BIOSパスワード」「ログインパスワード」を設定してデータの保護も実施しました。

書類一時保管棚

図書整理一時保管棚

お客様から、いつ何がきて、何を貸与し、いつ返却しているかを明確に管理しなければなりません。

その管理を怠ると、作業途中に資料の差し替えがきても古い資料のまま進めてしまい、行った作業は無駄になり、やり直し作業が増えるという二重の無駄になってしまいます。
入手資料の管理がいかに大切なことかと我社は考えています。

作業の効率化と無駄を減らすために当社では、作業中の書類やすぐに捨てられない書類を、すぐ引き出せるよう一時管理している棚があります。

その棚も定期的に見ないと、せっかく管理出来たものが宝の持ち腐れになってしまいます。
月に一度は定期的に見直しをかけて、必要な書類を整理、管理できて、すぐに引き出せるよう工夫しています。

データ送信のログ生成バッチ

確認資料であったり、納品データであったり、メールやファイル転送サービスなどでデータのやり取りをすることは毎日の業務で多く発生します。

紙の文書を送る場合、「いつ」「何を」送付したかを記載した、「送付状」を添付すると思います。同様にデータをやり取りする場合にも「送付状」に当たるものを添付し、「いつ」「何を」送付したかを明確にすることが必要ではないでしょうか。また、データを送受信する場合、複数のファイルをアーカイブして送付することがほとんどですので、なおさらファイル名一覧が無いと何を送ったのかわからなくなります。

メール添付ファイルの送付状

「送付状」があれば、送受信の履歴がのこり、後にメールを検索することで該当のファイルをいつ送受信したかが明確になり探す時間が短縮できます。

これは、やり取りをするお客さまにとっても便利なのではないでしょうか。

わが社でも、メールにデータを添付する場合でも、何のファイルを添付しているか、メール本文に記載しています。

ファイル名一覧バッチ

送信-ファイル名一覧

ただ、毎回送受信するファイルをいちいちリストアップするのも面倒です。これを解消するために、フォルダ内にあるファイル名一覧をとりだす「バッチ」を作ってみました。

バッチファイル(Batch File)とは、MS-DOS、OS/2、Windowsでのコマンドプロンプト(シェル)に行わせたい命令列をテキストファイルに記述したもの。 (Wikipediaより)

送信フォルダ

デスクトップに「送信」フォルダを用意します。

送信フォルダ

「送信」フォルダ内の状態です。

バッチファイルの内容



rem 一覧にしたいファイルがあるフォルダのパスを"(フォルダ)"と差し替えて使用してください。
rem ログファイルがあるフォルダのパスを"(ログファイルフォルダ)"と差し替えて使用してください。

echo %time:~0,2%%time:~3,2%%time:~6,2%
set time2=%time: =0%
dir /b/a-d/O:e "C:\Users\ユーザー名\Desktop\送信" > C:\Users\ユーザー名\Desktop\送信ログ\FL_%date:~-10,4%%date:~-5,2%%date:~-2,2%%time2:~0,2%%time2:~3,2%%time2:~6,2%.txt
dir /b/a-d/O:e "C:\Users\ユーザー名\Desktop\送信" | clip

上記のテキストをメモ帳などのテキストエディタで書き込み、「名前をつけて保存」します。

名前はご自分でわかりやすいものにして、拡張子を「.bat」とすれば出来上がりです。

ログファイルの生成

ファイル一覧

「送信ログ」フォルダ内に、ファイル名一覧を取得した日付と時間を含んだログファイルが作られると同時に、「クリップボード」にファイル名一覧をコピーしますので、そのままメール本文にぺーストすることができ便利です。

なお、もし不具合等がありましても、当社では一切その責を負いません。自己責任にてご使用ください。

事務所の照明をLEDに変えました

LED.jpg「照明をLEDにすると電気代が安くなる」は魅力的ですが、取り付ける器具から変えなくてはいけないのでは、が一歩踏み出せない原因でした。

先日リコーから、全ての安定器に対応の、工事不要の直管形LEDが出たという話が。
使用中の蛍光灯を RICOH LED M シリーズにするだけ。価格も手ごろで、5年保証がついている、というので12本全部付け変えました。

10分ほどで付け変え完了。
結果は、まず、明るい!そして熱を持たないので、事務所が涼しくなりました。
電気代については、これからのお楽しみです。

蛍光灯は安定器にあるトランスをかませて電圧を変えているしくみで、トランスを外したほうが電気代が下がるか?という質問がありましたが、よくわかりません。

ちなみに、LEDとは、発光ダイオードLight Emitting Diode の略です。

作業環境をよくすることで、作業効率が上がれば、もとは十分とれたことになります。

プロッターを廃棄処分

HP-DJ430

当社では、長年愛用していたプロッターを廃棄処分することにしました。

先日、プロッターを使用しようと電源を入れたらガァガァッと嫌な音がして開けてみると、なんと。。。ベルトが切れていました。

修理も検討したのですが、使用頻度などを考え手放すことにしました。

最近、図面を作成しても大判で出図することが無く、データで渡すことが殆どで、客先がどうしても紙(大判)で欲しいと言われる場合は、印刷会社に頼むことにしています。そのほうが、安価で済むと判断しているからです。

しかし、廃棄処分と言ってもどうしたら。。。と、頭に浮かんだのが、いつもお世話になっているリコーさん。

すぐ電話をし営業の方に相談すると快く「処分対応可能です」とのことで、引き取りに来ていただき、大変助かりました。

今まで一緒に歩んできたプロッターを手放すことは寂しいのですが、社員で検討した結果の廃棄処分です。

時代とともに機械も変わっていくためそれに対応しながら、これからの業務を邁進していくしだいです。

無停電電源装置(UPS)のバッテリー交換

「データ」は、弊社の重要な資産です。

データは、共有NASサーバーにて一括管理をし、万が一のトラブルに備え、毎日のバックアップを欠かさず行っています。 また、突然の停電時に備え、無停電電源装置(UPS)を設置し、停電時に交流電源から、内部バッテリーに瞬時に切り替えることで、データと機器の保護を行っています。

内部のバッテリーは、時間とともに劣化していき、概ね5年ほどの寿命しかありません。 バッテリーの寿命が近付くと、UPS自身でバッテリを交換するようアラームが発せられます。

いざというとき働いてくれないと意味がありませんので、「転ばぬ先の杖」と言うことで交換してみることにしました。

まず、適合する交換用バッテリーをメーカーサイト調べ、オンラインショップで購入しました。

数日後、商品の到着を待っていよいよ交換です。

詳しい交換方法は、メーカサイトのサポートページにありましたので、よく読みます。 サポートページによると、電源を入れたままバッテリーの交換ができるようです。

UPS設置

<写真1>弊社ではこのような所に設置しております。

フロントカバー

<写真2>最初にフロントカバーをはずします。カバーのへこみ部分に爪をかけて思い切ってひっぱります。

フロントカバーを外したところ

<写真3>フロントカバーを外したところです。次に白い留め具をつまんで手前に倒すとバッテリーが見えます。

バッテリーの引き出し

<写真4>バッテリーの底部に透明のシートがくっついていますので、シートをつまんで、ゆっくりと引き出します。

バッテリー上部のケーブルコネクターをはずし、交換用バッテリー(新品)付け替えます。
コネクターを再接続します。
バッテリーを引き出した順序と逆の手順でフロントカバーまでとりつけて終了です。

交換用バッテリーの情報ラベル

<写真5>次回の交換時に備え、交換用バッテリーの型式と、交換日を貼り付けておきました。

<交換用バッテリー型式>

交換用バッテリーキット
RBC48L
SUA500JB/SUA750JB


無事バッテリーの交換作業は終了しましたが、このUPSが働かないことが一番です。

バッチで簡単バックアップ

エラーメッセージ

CADをはじめとするデータ作成業務では、作業中にいかなるトラブルに見舞われるかわかりません。

長い時間をかけて進めた作業も「このプログラムは応答していません」などと冷酷なメッセージを頂戴し、データが無くなってしまうこともたまにあります。貴重な時間を無駄にしないためにも、こまめなデータの「上書き保存」は必須です。

もちろん「上書き保存」は、保存した時点での最終的データです。
ところがたまにですが「計画変更」等で、「ちょっと前に戻りたい」といったことも存在します。この場合「やり直す」という作業が何とも無駄に思えます。要所要所でバックアップをとっていけば、作業の履歴が残る保存ができれば、以前の状態へ戻るのも容易にはなります。
でも保存作業に手間をかけるのもこれまた無駄です。「簡単手軽に1クリックでバックアップが取れたら・・・」と思ってwindowsのコマンドバッチを使って簡単バックアップを実行してみました。

画面イメージ1

バッチファイルをバックアップをさせたいファイルがあるフォルダに置き、実行すると同じフォルダ内に、バックアップする日付と時間を元にしたフォルダを自動で作成し、その中に該当するファイルのコピーを置きます。
サンプルでは、「.txt」「.sup」「.pin」の拡張子を持つファイルをコピーするようにしています。

固有のファイルのみコピーするのであれば「ABC.txt」のようにコピーしたいファイル名を直接指定すれば良いです。

画面イメージ2

「バッチ」ファイルは、メモ帳などのテキストエディタで、コマンドを操作順に書きならべたものです。保存する際に拡張子を「bat」とすればバッチファイルが出来上がります。

コマンドの書き方については「バッチファイル」「コマンド」などで検索すると数多くの解説サイトがヒットすると思います。

サンプル


@echo off

echo        ☆★ データバックアップ(BackUP.bat) ★☆
echo +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++
echo   1.バッチファイルが置かれているフォルダの直下に
echo   2.日付+時間を名前にしてフォルダを作成して、
echo   3.*.sup , *.pin , *.txtの3種類のファイルをコピーします。
echo   処理中止→画面右上の[×]をクリック
echo +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++
pause
pause

rem このバッチが存在するフォルダをカレントに
pushd %0\..
cls

rem 日付を取得
set DATE_A=%date:~-10,4%%date:~-5,2%%date:~-2%

rem 時間を取得
set TIME_A=%time: =0%
set TIME_B=%TIME_A:~0,2%%TIME_A:~3,2%%TIME_A:~6,2%

rem 日付+時間を名前に編入
set BACKUP1=BackUP%DATE_A%_%TIME_B%

rem 日付+時間のついたフォルダ名でフォルダを作成
md %0\..\%BACKUP1% 

rem ファイルをコピー
copy *.txt %0\..\%BACKUP1%
copy *.pin %0\..\%BACKUP1%
copy *.sup %0\..\%BACKUP1%

rem 例)ABC.txt  %0\..\%BACKUP1%

echo 処理終了します。

pause

exit

社内ネットワークの保全について

miyanichi-131106.jpg当社で活用している機器のなかでも、パソコンについで使用頻度の高いのが、プリンター、次いで複合コピー機です。時折、調子が悪くなってメンテナンスサービスを受けることもありますが、機械なのでそれは仕方ありません。

しかし、先日(平成25年11月6日)の地元新聞「宮崎日日新聞」の一面に「コピー複合機情報丸見え-ネット対策不十分-」との見出しがあり、記事は、「ファイアーウォールが無いまま、コピー複合機をインターネットに接続している状態だとコピー複合機に蓄積されている情報が外部から丸見えである。」というのです。しかも、取り上げているコピー機メーカーは、「リコー」「キャノン」の2社。当社のコピー複合機は「リコー製」であり、コピー複合機は社内ネットワークに接続し、ネットワーク内のPCから自在に使える状況です。万が一、新聞記事と同じ状況ではないのか、リコーの担当さんにメールにて問合せました。

ricoh_2013-11-06.jpg早々にリコーさんからは会社名にて、「MFP情報セキュリティ 11月5日 報道記事について」という文書で回答をいただきました。

「複合機をファイヤーウォールなどで保護されたネットワークの中でご利用いただき、また適切なセキュリティ設定のもとでご使用いただければ過剰なご心配は不要です。過去に被害報告もありません。」との回答で、一安心です。また、当社では、複合機内に文書を蓄積していないのでさらに問題はないとのことでした。

今回は情報漏洩という深刻な問題には及びませんでしたが、様々な状況を想定して、対策を講じておくことは必要であると再認識した事例でした。

パソコンの入れ替え

お役ごめんのパソコン.jpg新規購入ノート.jpg来年windowsXPのサポートが切れるということで、8月中、まずは頻繁には使わなくなった2台のデスクトップをお役ごめんにし、2台のノートパソコンを購入、ソフト類の入れ替え戦を完了した。

当社のパソコンは、デスクトップはデル、ノートパソコンは東芝を使用してきたが、今回ノートもデルにしてみた。

パソコンが普及し始めた10数年前は、秋葉原から部品を買って、組み立てて使っていた。
性能についてある程度知識があるからか、完成品を調達しても、ありがたいことに、今までさほどのトラブルに見舞われたことがない。

と同時に、事務所内のレイアウトも変更し、スタッフが資料を広げやすく、かつ動きやすく、効率が上がるよう、作業環境を配慮した配置に。

9月からは、OSがXPのパソコンを、順次7に移行していく予定である。

WindowsXPからWindows7へ移行~理論編

Window7.jpgWindowsXPが、来年4月9日にサポートが終了する。

ご多分にもれず、当社も未だWindowsXPのパソコンが大半を占める。

ぼちぼちXPから7への移行を検討し始めたところ、先日タイムリーに"移行検討手順"の講習会があって、確認をしてきた。

1、パソコンのスペックを確認する

2、各パソコン内の不要のソフトを排除しておく

3、必要なソフトが、7に対応しているかどうか確認する

4、Windows転送ツールを使って、データ等環境を移行する。

業務で主に必要なソフトは、AutoCAD、構造解析ソフト、Office2007、pdf関連、画像関連、メール。
AutoCAD、Office2007は、1台ある7で使用中。
構造解析ソフトは、客先が7での動作を確認中。
pdf関連、画像関連ソフトは、新規購入しなくてはならなくなるかも。
データは、サーバー保存なので問題なし。
問題はメール。
OUT LOOK EXPRESSは無くなってしまうし、個々のパソコンに入っているメールを、バックアップとって、新規のメールソフトをインストールし、入れていく作業は、一番面倒のよう。

来月から、1台ずつ移行に取りかかっていくので、「~実施編」として技術コラムを掲載する予定。


ちなみに、当社は自社内で移行作業をしてしまうが、
業者にお願いしてやってもらう場合、パソコン環境移行サービスは、1台48000円!だそうだ。

クラウドサービスとうまく付き合う

クラウドサービス

ADSLや光通信など、ブロードバンドや無線LANなどの普及によって、首都圏のみならず、地方都市でもネットを利用しやすい環境になりました。

遠隔地とのデータのやり取りにもオンラインストレージは欠かせません。

また、人と人との繋がりが重要と言われる今、情報収集やコミュニケーションを広げ、深めるSNS(Social Network Service)は、多くの人々が利用しています。

スマートフォンなどの携帯端末がそれらのサービスと連携し、思いついたアイデアをすぐ保存し、必要な資料をその場で取り出せることも容易になりました。

ほんとに便利な世の中になってきました。
しかし、次々と現れる、これらのサービスに、なかなか追いついていけないと感じる方も多いのではないでしょうか?

クラウドサービスにも例えば以下のような、リスクを抱えているのも事実かと思います。

  • データ消失
  • 個人・機密情報の漏えい

特に使う人間による、個人情報の漏えいなどは、悪意をもったものに対しては防ぎようのないことです。

これは、顧客(特に有名・著名人)のことをTwitter上で暴露したという話題が、時折ネット上に飛び交うことでもわかります。

Facebookなどへの特定のサービスに対して、アクセスそのものを遮断し、使用不可にしている企業もあると思います。

企業として「対策はしてますよ」とアピールにはなるでしょうが、スマートフォンなどからでは、防ぎようがありません。

万が一に備え、データを暗号化するなどの処置は必要ですが、そもそも企業が重要とする情報も保管するには、リスクが大き過ぎます。

  1. 各サービスの特徴を把握
  2. リスクを認識する
  3. 利用者のモラルの向上(教育)
  4. 場合によっては、活用上のルール決め

結局、道具としての使い分けと、各個人の意識を高めることで活用するしかありません。

ご参考までに、代表的なサービスを列記します。

写真、動画共有サービス

オンラインストレージ

Webメール

SNS

データ活用サービス

フェイスブックページのカスタマイズ

Facebookページプロフェッショナルガイド

最近使い始めたFacebookですが、今日は「マチル(街る)」さん主催のfacebook勉強会が開催されます。

勉強会のテキストとして、「Facebookページ プロフェッショナルガイド」(毎日コミュニケーションズ)を購入しました。

Facebookページには、外部ページを「iFrame」にて取り込む機能があり、当社の「Facebookページ」(http://www.facebook.com/TDS2011)でも使用していますが、縦に長いページを表示しようとするとページ内にスクロールが出てきます。スクロールを消す方法が分からず、そのままにしておきましたが、本日の勉強会の予習を兼ねて前述のテキストを読んでみましたら、ありました。

Facebookpage

「Facebookページのカスタマイズ」という記述に乗っていました。早速適応させてみましたが、すんなりスクロールを消すことができました。当社の「Facebookページ」もこの本を参考に、少しずつグレードアップしていきたいと思います。

今日の勉強会も楽しみです。

セキュリティパスワードの設定

皆さん、お使いのパソコンのセキュリティ対策としてもちろん「ウィルス対策」を実施されていると思います。

最近は、インターネット以外にも「USBメモリ」を経由したウィルスなどウィルス対策ソフトをしっかり設定して、確実なウィルス対策を実施しましょう。

セキュリティ対策としては、盗難に対しての対策も必要ではないでしょうか。

もちろん、侵入者がはいりにくい執務室であることがまず必要ですが、ざっと考えても以下のような対策が考えられます。

  • ドアの二重ロック
  • 金網入り窓ガラスの採用
  • 警報器の設置
  • 監視カメラの設置
  • 警備会社と契約

など、あげればきりがありませんが、かけられる費用にも限度があります。

当社では一番重要なものは機器そのものより「データ」であると考え、まず、「盗まれにくく」、次に万が一盗まれても「開けない」状態にすることが必要と考え以下の対策を行っています。

  • セキュリティワイヤーロック
  • BIOSパスワードの設定
  • ログインパスワードの設定

セキュリティワイヤーロック

セキュリティワイヤーロック

ワイヤーと南京錠(DIYセンターで購入)を使用してがっちりロックしています。

ワイヤーはなかなか切れるものではありません。

BIOSパスワードの設定

BIOSパスワードの設定

BIOSパスワードを設定していない場合は、以下の手順で設定します。

  1. パソコンの電源を入れて、Windowsが立ち上がる前に、[F2]キーを押し、BIOS画面を開く。
  2. 「Set User Password」を選択し、パスワードを設定する。

BIOSパスワード入力

ログインパスワードの設定

windowsへのログインパスワードを設定していない場合は、以下の手順で設定します。

「スタート」→「コントロールパネル」→「ユーザーアカウント」で設定

パスワードは、くれぐれも忘れないようご注意ください。

バッチファイルで、簡単ドライブの割り当てを

ドライブ割り当てバッチファイル

以前の記事「TeraStationが壊れた」でも記載していますが、当社は、データを一元管理するためにデータサーバーとして、「BUFFALO」のTeraStationを使用しています。

各自が使用するパソコンに、共有するフォルダ(ディレクトリ)はを「ネットワークドライブの割り当て」をしています。

同じ環境で作業ができれば、資料データなどの共有ファイルの保管場所を社員に指定する際に便利ですので、ドライブ名は同じになるように設定しています。

ただ、割り当てるフォルダが少なくても、パスを打ち間違わずに設定するのは、面倒なものですし、新しいパソコンを設定するときなどたまにしか設定しないので、いちいちパスを調べるのもたいへんです。

そこで、ネットワークドライブの割り当てをコマンドプロンプトを使ってバッチファイルを作ってみました。

ここでは、以下のフォルダ

共有サーバーを[Server1]に、共有フォルダ[folder1]~[folder2]
共有サーバーを[Server2]に、共有フォルダ[folder3]~[folder4]
共有サーバーを[Server3]に、共有フォルダ[folder5]~[folder6]

があるものとし、それを下記のように割り当てるものとします。

folder1 → Uドライブ
folder2 → Vドライブ
folder3 → Wドライブ
folder4 → Xドライブ
folder5 → Yドライブ
folder6 → Zドライブ

メモ帳などのテキストエディタで、以下のコマンドを記載し、ファイル名をつける際に拡張子を.batとして(今回は DriveAssign.bat としました。)保存します。


@echo off
net use U: \\Server1\folder1
net use /persistent:yes
net use V: /delete
net use V: \\Server1\folder2
net use /persistent:yes
net use W: /delete
net use W: \\Server2\folder3
net use /persistent:yes
net use X: /delete
net use X: \\Server2\folder4
net use /persistent:yes
net use Y: /delete
net use Y: \\Server3\folder5
net use /persistent:yes
net use Z: /delete
net use Z: \\Server3\folder6
net use /persistent:yes
echo ドライブの割り当てが終了しました。
pause

それぞれのコマンドの意味を記します。

@echo off
コマンド実行時に画面にメッセージを表示しない。
echo off だとバッチファイル実行の最初に echo off そのものを表示する。
net use U: /delete
ドライブUのネットワークドライブの割り当てを解除します。
net use U: \\Server1\folder1
フォルダ \\Server1\folder1 をドライブUに割り当てます。
net use /persistent:yes
設定したドライブに、次回ログオン時にネットワーク再接続します。
pause
バッチファイルの処理を一時停止させます。これはなくてもかまいません。

pause より前の記述を、設定したいフォルダの数だけドライブ名を変え、繰り返し記述します。

バッチ処理実行

当社ではこのバッチファイルを、共有の設定ファイルに保管し、必要時にUSBメモリやネットワークを利用して、ドライブの割り当てを簡単に設定しています。

簡単な記述で繰り返し作業を簡便にしてくれるコマンドプロンプトをもっと活用していきたいものです。

機密文書の廃棄

コンピュータの活用が進み、本来ならばペーパーレス化がもっと進んでいるはずですが、一向に「紙」は減りません。

メール等で受け取った資料も、データだけで使用することはほとんど無く、一度印刷して使います。
それに、顧客の信頼を確実なものにするためには、間違いのない図面、データを作成することが不可欠ですが、これには丁寧なチェックは欠かせません。
また、顧客からもチェックエビデンスの提出を求められる場合がほとんどです。

したがって、多くの「紙」が発生します。この「紙」はその性質からすべてを「機密文書」と言い換えても良いと思います。

成果物として提出、保管する「機密文書」であればよいのですが、廃棄するとなると注意が必要です。たとえ、不完全な成果物だとしても、その「機密文書」が漏えいしては、当社の管理上の問題であるだけでなく、顧客の信用すらも失う可能性があるからです。

溶解完了証明書

株式会社ティーディエス(以降、当社)は、機密保持に関して以下の3点を基本概念においています。

  1. 当社は、顧客から貸与された参考図面資料等の保管・管理を完全にし、機密保持の万全を期する。
  2. 当社は、顧客から知り得た技術・製造方法・設備等の機密を保持する。
  3. 必要な場合は、顧客との間で機密保持契約書を交わす。

では、その「機密文書」の廃棄をどうすれば良いのでしょう?

一番確実なのは、シュレッダーにより社内にて破砕することでしょう。他者の手を通らず確実に廃棄処理することができます。
しかし、これは非常に多くの労力を伴います。すべての「機密文書」をシュレッダー処理する為の労働力はコスト面でも負荷が大きく時間の無駄でもあります。

そこで、採用したのは、「機密文書リサイクルサービス」です。

いつも集荷・配送をお願いしている「ヤマト運輸」さんの提供するサービスです。

  1. 廃棄専用の段ボール箱に廃棄する「機密文書」を入れる
  2. 他の荷物と同じように、電話にて集荷をお願いする。
  3. ヤマト運輸さんは機密文書リサイクル工場へ配送
  4. リサイクル工場で段ボールごと「溶解」処理
  5. 依頼した月末に「溶解完了証明書」が届く
  6. 溶解された「機密文書」はトイレットペーパーなどに再生

といった流れで処理されます。

廃棄処理されるため依頼前には、専用の段ボール(サイズ44×32×28cm、A4用紙が横に2枚入る大きさ)をヤマト運輸さんに届けてもらう必要がありますが、ステイプル針、クリップなどは付けたままでも処理可能で、送付時には段ボールに封印、段ボールのまま溶解処理されるとのことですし、ヤマト運輸さんが「溶解完了証明書」も発行してくれるとあって、安心して利用でき、一箱1800円も決して高い費用ではありません。

当社では、経理上の書類など特に重要な文書は社内にてシュレッダー処理し、他の多くの文書はこのサービスを活用しています。

関連サイト

ヤマト運輸株式会社 「機密文書リサイクルサービス」
http://www.kuronekoyamato.co.jp/recycle/recycle_b.html

九州製紙株式会社 「機密文書溶解リサイクルサービス」
http://www.kyushu-seishi.co.jp/index.html

クラウドコンピューティングセミナーin宮崎

雲

11/13(金)宮崎公立大学で行われた「クラウドコンピューティングセミナーin宮崎」に行ってきました。

当日は激しい雨の中、約200名以上の参加者が集まり会場はほぼ満席で、クラウドコンピューティングへの関心の高さをうかがい知ることができました。

Wikipedia によると

クラウドコンピューティング(英:cloud computing)とは、ネットワーク、特にインターネットをベースとしたコンピュータの利用形態である。ユーザーはコンピュータ処理をネットワーク経由で、サービスとして利用する。

とあります。

さて、ネットを利用したサービスとして何か利用しているものがあるかな?と考えてみました。

  • webメール(yahooメール,gmailなど)
  • ストレージサービス(quanp,宅ファイル便など)
  • ネットゲーム(私はやったことがありませんが)
  • googleのサービス「googleドキュメント
  • ネット銀行

ざっと考えてもこれだけありました。クラウドコンピューティングはすでに身近なものになっていたのです。

セミナーの範囲は、ネットワークのインフラに関すること、など多岐に渡っているのに加え、専門用語も素人の私には聞きなれないせいか、それこそ「もやもや」として受講していました。その中でも私が理解したことは、以下についてです。

利点

  • インターネットを解した技術(サービス)であること
  • ハードウェア、ソフトウェアを自前で用意する必要がない(ネットへ接続するクライアントとしての設備は必要)
  • ソフトウェアは必要な分(機能)のみ契約し代金を払う仕組み。
  • 利用者の増減に柔軟に対応できる。

欠点

  • サービスを共有するので、利用者が集中すると処理能力に不安がある。
  • セキュリティ上の不安
  • データセンターが海外にある(重要データを国外に置いていいのか?)

セミナーでも話題が出ていましたが、データセンター(サービスを提供するサーバー群)が、国外にしかないのが現状だそうです。

個人情報など重要なデータが国外に置かれるというのは「非常に危険」であり、国としても国内にデータセンターを構築するべきだとか。

セキュリティ上の問題が一番気になるところですが、今後OSやソフトのアップデートのたびに高い費用をだし、なおかつ、わずらわしいアップデート作業に苦労することもなくなるのでしょう。

特に日本ではこれからのビジネスであり、「ビジネスチャンスは十分にある!」と講師が述べていました。

さて、当社で何ができるか....みんなで考えることにします。

主催:宮崎県 宮崎公立大学
協賛:オープンソースソフトウェア協会
後援:宮崎県情報産業協会
講演:

  1. 情報ネットワークの進展とクラウド・コンピューティング
    講師:元NTT技術研究所所長
    東京情報大学 名誉教授 池田博昌氏
  2. あるべきCloudの姿、Trusted OPEN Green Cloud (1)
    講師:サンマイクロシステムズ株式会社
    ビジネス開発営業部 本部長
    クラウド・コンピューティング統括責任者 中村彰二朗氏
  3. あるべきCloudの姿、Trusted OPEN Green Cloud (2)
    講師:サンマイクロシステムズ株式会社
    ビジネス開発営業部 本部長
    クラウド・コンピューティング統括責任者 中村彰二朗氏
  4. クラウドと私たち
    特定非営利活動法人オープンソースソフトウェア協会 事務局
    (株)ウィズ.アール 代表取締役 古木良子氏
  5. SE職のフロンティアは地方にあり
    東京大学大学院情報学監
    特任研究員(非常勤)木ノ下勝郎氏
  6. 関連リンク
    「エコポイント」の情報システムがわずか3週間で完成した理由(NIKKEI NET)

ショートカットキーで効率アップ

パソコンで作業するときに、ショートカットキーを利用すると、例えばコピーや貼り付けなどの操作がキーを押すだけで簡単に実行できます。

マウスでカーソルを動かしてメニューから操作するよりも手数や操作時間が短縮できるので効率的です。手数が減れば面倒くささから開放されますし、操作にかかる時間が短くなれば次にやるべきことに早く思考を切替えることができます。

少しでも手早く作業を完了させることで「見つめなおす」という余裕も生まれてくるのではないでしょうか。

急に短時間で文書などを作成しなければならない場合もあるでしょうから、普段からショートカットキーや「裏ワザ」と呼ばれる便利な機能を使いこなすようにしておきたいと考えています。

以下は私がよく使うショートカットキーです。

「Ctrl + 「C」(データのコピー)

「Ctrl」 + 「X」(データの切り取り)

「Ctrl」 + 「V」(データの貼り付け)

「Ctrl」 + 「S」(ファイルを上書き保存)

「Ctrl」 + 「F」(検索画面を表示)

「Ctrl」 + 「G」(ジャンプ画面を表示)

「Ctrl」 + 「1」(セルの書式設定画面を表示)

「Ctrl」 + 「矢印キー」(表の端へ移動)

「Ctrl」 + 「Home」(A1セルへ移動)

「Ctrl」 + 「End」(表の右下隅へ移動)

「Ctrl」 + 「クリック」(離れたセルを選択)

「Shift」+ 「クリック」(隣り合ったセルを選択)

「Alt」 + 「Enter」(セルの中で改行)

「ウィンドウズ」 + 「D」(デスクトップを表示)

特に「ウィンドウズ」 + 「D」(デスクトップを表示)は、たくさんファイルを開いている時に一発でデスクトップ画面を表示できるのでかなり重宝しています。まだまだ便利なショートカットキーがたくさんありますので、試してみて利用できそうなものは有効活用していきたいと思います。

興味のある方は下記などのHPを覗いてみてください。

マイクロソフト社 「キーボード ショートカット キーの一覧」 http://www.microsoft.com/japan/enable/products/keyboard/default.mspx

「ショートカットキー 一覧表 (Windows初心者部屋)」http://www.geocities.jp/kagemusyamk1/index2.html

TeraStation壊れた のその後・・・

terastation

マニュアルを読むと、NAS(LAN経由でアクセス可能な外付けハードディスク)が4機稼動しており、そのうちの1機だけでの故障であれば、残り3機で機能するとのこと。 早速エラーの出る1機を取り外し起動させると、エラーが消えサーバー(TeraStation)にアクセス可能になったので、「ファームウェア」をメーカーサイトよりダウンロードし、サーバーへアップデートしました。

何とかサーバーの中の、どのデータにも問題を起こすことなく事なきを得ました。 しかし、このままでは常に爆弾を抱えた状態でです。いつまた不具合が発生するかわかりませんし、常にエラー表示のままでは気持ちも悪い。

幸いにも購入したサーバーは保障期間内だったので、購入先に連絡すると、壊れたハードディスクを新しい物に交換してくれるとのことです。さらに万が一に備えバックアップ用として同じTeraStationをもう一台購入しました。こまめにバックアップを取っておきいざというときはサーバーごと取り替えて業務の停滞を防ぐ作戦です。その分費用はかかりますがトータルで考えれば安い費用です。

待つこと1週間で交換部品(ハードディスク)が送られてきました。オリジナルのハードディスクは Western Digital Corporation社製でしたが、交換用として送られてきたのは日立グローバルストレージテクノロジーズ製でした。

マニュアルを見ながらハードディスクを取替え(取替え作業はとても簡単!)、ブラウザよりTeraStationの管理画面へアクセスし、トップ画面に表示されている「RAIDアレイにエラーが発生しました」というエラーメッセージをクリックし後は画面の表示に従うだけの簡単交換でした。ハードディスクの再構成には6時間ほどかかりましたが、エラーメッセージも消え正常な状態に戻りました。

現在当社では、一台を通常のサーバーとし、もう一台に毎日朝、昼、夕3回バックアップの設定をしました。加えて別の外付けハードディスクに深夜バックアップをするという念には念を入れてのTeraStation(2台)+1で執務中です。

TeraStationが壊れた

当社は、データを一元管理するためにデータサーバーとして、「BUFFALO」のTeraStationを使用しています。
大容量で、お仕事をたくさんやっても余裕で保存でき、便利に使っています。

ところが、5月12日の朝、いつものように電源を入れましたが、ネットワークにサーバーが現れません。
しばらくすると、「ピーピー」とけたたましい音が鳴り,何かと思ってみてみると「「SYSTEM Error E04 Can't Load Krnl!」」との表示が出ています。

この症状は再起動しても同じでした。

対処法をマニュアルを調べたり、WEBで調べてみました。同じ症状の方の中に,「電源ケーブルを抜いてしばらくおいてからもう一度電源を入れてみるといい」と言うのがあり,早速それを実践・・・でも症状変わらず

「ファームウェア」をアップデートすると良いとの情報もありましたが、そのためにはサーバーへアクセスできなければならず。「こうなる前にアップデートしておけばよかったのかぁ」と思いましたが、後の祭りです。

毎日、お昼休みを利用して、データのバックアップはしていましたが、それでも昨日の昼以降の作業が水の泡となった可能性があります。それはなんとももったいない。別のパソコンをサーバー代わりにするのも手間がかかりそう.....

事務所はパニック状態になってしまいました。・・・・(続く)

書き込み型DVD(DVD-R)の再生互換率

書き込み型DVD(DVD-R)の再生互換率

先日、動画を編集し、DVD-Videoを作成後DVD-Rに書き込んだが、

DVDプレーヤーの種類で再生できない機器があった為、その原因を調べてみた。

DVD-Rとはライトワンス型の記録型DVDフォーマット。

DVD-Rで記録されたディスクは、
一般的なDVD-VideoやDVD-ROMドライブで再生出来る可能性が最も高いが100%ではない。

再生できない原因

DVD-VIDEO規格を作成した時点では書込み型DVDなどを想定していなかった為、
初期のDVDプレーヤーでは正しくTOC(目次)を読み込めない。

機器とメディアの相性による。

DVDにはメディアの種類を示す識別コード ( bookタイプ ) が刻まれていて、
DVDプレーヤーの中には、その識別コードをチェックするものもある。
しかし、DVD-RはDVD-VIDEOとは違う識別コードが刻まれているので、
未知のメディア と判断してしまうプレーヤーもある。

DVD-Rは、DVD-VIDEOとほぼ同じ反射率を持ってるが、
それでもメディアの品質、書込み時のレーザー出力など、
様々な問題から反射率にムラが生じてしまう事が多々ある。
反射率がDVD-VIDEO規格で定められた値を下回ってしまうと、その部分の再生は保障されない。

書込み型DVDのフォーマットは、色々な理由からDVD-VIDEOと多少異なったものを使っている。

DVD-R対応と謳われている機器同士でもメディアの相性問題もあり絶対再生できるとは限らない。

 

以上の事より,

DVDは身近で扱いやすいイメージだが、

本来は非常にデリケートで扱いにくい媒体である事が分かった。

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