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読み取り専用で開く(Excel)

エクセルを読み取り専用で開く方法はいくつかあります。今回は私がよく利用しているやり方をご紹介します。(環境:PC:Windows7 Excel:Office2007)

ファイルを右クリックすると表示される「送る(N)」の先に「エクセルを読み取り専用で開く」を新たに追加する方法です。

1.「送る(N)」の項目が保存されているフォルダを開きます。
C:\Users\【ユーザ名】\AppData\Roaming\Microsoft\Windows\SendTo

2.このフォルダで、右クリック→新規作成→ショートカットを選択すると作成画面が表示されます。
excel_201705_001.png


3.参照ボタンを押して、エクセルの実行ファイルを選択してください。

実行ファイル(EXCEL.EXE)の場所は環境によって異なりますが、私の場合はここにありました。
C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\EXCEL.EXE

OKボタンで選択すると、以下のように表示されます。
"C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\EXCEL.EXE"

末尾に読み取り専用マーク「/r」を追加します。
"C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\EXCEL.EXE" /r

後は名前を付けて保存します。
自由に名前を付けられます。
私はリストの先頭に表示するために先頭に0を付けました。
excel_201705_002.png


普通に開くと間違えて上書き保存してしまう可能性もあるので、この方法は便利です。
(ちなみに、ファイルをSHIFTキー押しながら右クリックすると、「読み取り専用で開く」がリストに出てきますが、私の環境では読み取り専用になりませんでした。)

Excelの編集

入力したデータの順番を並び替え(入れ替え)したいときに、素早くできる操作方法を紹介します。

黄色枠と赤枠の部分を入れ替える
Excel1a.png

1.移動したい範囲を選択してShiftを押しながら外枠をドラッグする
Excel2a.png

Excel3a.png

2.挿入位置でマウスボタンを離すと完成
Excel4.PNG

忙しい日々の中、少しでも時間短縮が出来ればと思います。

Auto CAD編集 - 引出線(文字あり)の作成

(使用ソフト:Auto CAD 2011)


1.「引出線」で作成するため、コマンドラインに「LEADER」と入力し、「Enter」。

image

2.「引出線の始点を指定」と聞いてくるので、適当な場所をクリック(下記図①、②)。「次の点を指定または~」と聞いてくるので、「A」と入力し「Enter」。

image

3.「注釈の最初の行を入力または<オプション>」と表示されるので、文字を入力(今回は「マルチテキスト」と入力)し、「Enter」。下記のように画面中で入力できるようにするには、画面下の「アプリケーションステータスバー」の「ダイナミック入力」を「on」にする。

image

4.「注釈の次の行を入力」と聞いてくるが、今回は1行のみの作成なので何も入力せず「Enter」。

image

5.完成。

image

お年玉年賀はがき当選番号チェックシート

新しい年になって既に20日を過ぎてしまいました。弊社にも年賀状を頂きありがとうございました。もらってうれしい年賀状ですが、もうひとつの楽しみに「お年玉商品」があります。

数枚の年賀上ならば、ゆっくり番号を突き合わせるのも楽しいですが、100枚以上となると面倒なのも確かです。

今回は、エクセルを使って簡単な「番号チェックシート」を作ってみました。

1等、2等はめったに当るものではないですから、わざわざ6桁ある番号全てを入力するのも手間です。下2桁のみ入力して、1等、2等のチェックは「注意を促す」だけにしました。

シートの構成は、このようになっています。

当選番号チェックシート
  • [A] → 当選番号を入力
  • [B] → 下2桁を抜粋、該当する番号があれば表示するメッセージを入力
  • [C] → 年賀状より番号(下2桁)を入力
  • [D] → 当落のメッセージを表示

今回は4つのエクセル関数を使用しました。

  • RIGHT:文字を右から切り出す。
  • IF:場合分けする。
  • ISERROR:エラーか調べる。
  • VLOOKUP:表引きする。

[A]当選番号を入力

当選番号を入力します。当選番号は、郵便年賀.jp(http://yubin-nenga.jp/otoshidama/)で確認できます。間違えないよう入力です。

[B]当選番号の下2桁を転記

式)=RIGHT(C2,2)*1

RIGHT関数で、セルC2の数値の右から2桁を切り出しています。RIGHT(C2,2)でも下2桁をきりだすことができますが、そのままですと「文字」になってしまい、後ほど各年賀状から入力した下2桁の数値と比較できません。そこで「1」を掛けて数値にしています。

何等に当った(かも)かを知らせるため、メッセージを入力します。

[C]年賀状より番号(下2桁)を入力

年賀状を見ながら、下2桁のみどんどん入力します。

[D]当落のメッセージを表示

式)=IF(C14="","-",IF(ISERROR(VLOOKUP(C14,$C$8:$D$11,2,FALSE)),"残念",VLOOKUP(C14,$C$8:$D$11,2,FALSE)))

C列に入力された数値をセル(C8:D11)で検索し、該当する数値があれば「メッセージ」を表示し、該当する数値が無い場合、すなわち ISERROR関数でエラーとなったら"残念"と表示するようにしました。

また、C列に何も入力されていなければ"-"と表示させています。

セルは条件付き書式を設定しておくと当落が一目瞭然です。

サンプルです。当選番号などはご自分で確認願います。当社ではいかなる責任も負いません。 → NengaCheck.zip

エクセルのメニューバー、ツールバーが反応しない

エクセルにて作業中、ファイルを開いても、ツールバーにある「保存」や「印刷」などをクリックすることができなくなりました。

このときは、フォルダ内のエクセルファイルをダブルクリックして開いて作業していました。

一度、エクスプローラー画面を縮小化し再び開くと、クリックすることができるのですが、いちいち「ファイルを開く」→「縮小化」→「最大化」を繰り返すことになり、なんともメンドウなことになりました。

いろいろ調べて、対処方法が判りましたので記載します。

1)フォルダの画面左上の「整理」をクリックします。

フォルダ「整理」

2)次に「レイアウト」をクリックし、「プレビューウィンドウ」のチェックをはずします。

フォルダ「レイアウト」

☆「プレビューウィンドウ」は、ファイルを開かずに内容を確認できる、便利な機能ですが、冒頭のにかいたような弊害が発生するとは思っておりませんでした。作業の内容によって効率的に使い分けすることにします。

プリンターの切り替えをエクセルマクロで

エクセルを使った資料作成作業の中で、毎回1シート・2ページ分を1ページに「集約」して印刷する作業があります。

毎回そのシートを印刷するときは、「印刷」→プリンターの「プロパティ」でいちいち設定を変更していました。

そこで今回は、エクセルのマクロにて下記の省力化に挑戦しました。

注意:ご紹介する方法、設定内容などは、当社の環境によるものです。作業環境によって異なった画面等になっている可能セがあります。ご参考までにご覧ください。

目的

集約印刷をする場合にいちいち設定を切り替えることなく、1クリックで印刷したい。

方法

  1. 集約印刷用プリンターを用意する。
  2. 集約印刷用プリンターを選択、印刷するエクセルマクロを作成する。
  3. マクロを「アドイン」として登録する。
  4. 「クイックアクセスツールバー」にマクロを割り当てたボタンを登録する。

集約印刷専用のプリンターの用意

集約印刷専用のプリンターを用意します。

もちろん、新たにプリンターを購入するわけではなく、現在使用しているプリンターのドライバをコピーし、「集約印刷専用」にします。

「スタート」→「デバイスとプリンター」をクリック

プリンターの追加

プリンターの追加をクリック

追加するプリンターの選択

インストールするプリンターの種類の選択ここでは、ネットワークプリンターを選択しました。

利用できるプリンター

利用できるプリンターが表示されますので、選択して、次へをクリック

ドライバーの検出

ドライバーのモデルを検出しています。

ドライバーのバージョン

どのバージョンのドライバーを使用しますか?「現在インストールされているドライバーを使う(推奨)(U)」をチェックして「次へ」をクリック

プリンター名を入力

プリンター名を入力してください。

わかりやすいプリンター名を入力してください。 プリンター名は、後に作成するエクセルマクロで使用します。

正しく追加

正しく追加されました。

通常使うプリンターには、チェックを入れません。完了ボタンをクリックします。

プリンターのプロパティ

追加されたプリンターを右クリックして、「プリンターのプロパティ」をクリック

プリンターの基本設定

タブ「全般」の「基本設定」をクリック

プリンターの印刷設定で、「集約」を適用 注・当然ながら、使用するプリンターによって設定可能な項目は違います。

集約印刷用プリンターを選択、印刷するエクセルマクロを作成

エクセルを起動し、新規ブックを作成

キー[Alt]+[F11]で、VBEを起動

標準モジュールの追加

「挿入」→「標準モジュール」をクリック

下記のコードを貼り付けます。


Sub 集約印刷()
'
' 集約印刷 Macro
'
    
    ' 変数 myPrinter を宣言
    Dim myPrinter As String

    ' 現在のプリンターを記憶
    myPrinter = Application.ActivePrinter

    ' 集約印刷で使用するプリンターでアクティブシートを印刷する。
    ' [ Preview:=True, ]でプレビューする。[ Preview:=False, ]でプレビューしない。
    ActiveSheet.PrintOut Preview:=False, ActivePrinter:="RICOH IPSiO SP 6220 RPCS (集約)"
    
    ' プリンターを元に戻す
    Application.ActivePrinter = myPrinter

End Sub

マクロに名前を付けて保存

「保存」ボタンを押して、適当な名前を付けて保存します。

このときファイルの種類は「マクロ有効ブック(*.xlsm)」にしてください。今回は「SP6220_syuyaku.xlsm」にしました。

集約印刷マクロはできましたが、このままでは毎回このマクロを動かすためにマクロファイルを開いておかなければなりません。それでは今までの「プリンターを切り替え」ていたのと手間が変わりません。ボタンひとつで切り替えるのが目的ですからもうひと手間加えます。

マクロを「アドイン」として登録

先ほど保存した、「SP6220_syuyaku.xlsm」を開きます。

名前を付けて保存します。このときファイルの種類は「Excelアドイン(*.xlam)」にしてください。今回は「SP6220_syuyaku.xlam」にしました。

「Excelアドイン(*.xlam)」で保存すると、アドイン特定の場所に保存されます。

弊社の環境では、「C:\Users\(ユーザー名)\AppData\Roaming\Microsoft\AddIns」に保存されました。エクセルのバージョンによって、保存場所は変わるようです。

また、基のマクロ「SP6220_syuyaku.xlsm」も保存しておいてください。マクロの修正、変更が必要な時は、マクロブックで編集します。

「クイックアクセスツールバー」にマクロを割り当てたボタンを登録

エクセルを起動します。

  1. 左上の「officeボタン」をクリックします。
  2. 「Excelのオプション(I)」をクリック
    エクセルのオプション
  3. 「Excelのオプション」画面にて、「アドイン」をクリック
    エクセルのオプション-アドイン
  4. 管理が「Excelアドイン」になっていることを確認して「設定」ボタンをクリック
    管理アドイン設定
  5. 「アドイン」画面にて「SP6220_syuyaku」にチェックを入れ、「OK」をクリック
    有効なアドイン
  6. 再度「Excelのオプション」画面にて、「ユーザー設定」をクリック
    エクセルのオプション-ユーザー設定
  7. クイックアクセスツールバーをカスタマイズします。
    クイックアクセスバーの設定
  8. コマンドの選択で「マクロ」を選択
  9. 「集約印刷」を選択して、「追加(A)>>」をクリック
  10. 画面の右側のボックスに「集約印刷」が表示されたら、「OK」をクリック
  11. クイックアクセスバーにコマンドボタンが表示されました。
    クイックアクセスバー
  12. これで集約印刷時はこのボタンをクリックするだけで、プリンターの切り替えをしてくれます。

プリンターのポート番号

印刷時にマクロの記録を使ってプリンターを切り替えると

ActivePrinter:="RICOH IPSiO SP 6220 RPCS on Ne03:"

のように記録され 「on Ne03」プリンターのポート番号が付加されますが、これは、使用するPC個々で違うようです。「on Ne03」は指定しなくても印刷されます。かえって、指定してしまうと他のPCでは印刷できませんでした。

プリンター名の取得について

プリンター名の取得

マクロコードの中でプリンター名を指定するところがありますが、プリンター名を正確に指定するには、以下の方法が便利です。

  1. 「スタート」→「デバイスとプリンター」をクリック
  2. 該当のプリンターを右クリック
  3. プリンターのプロパティ(P)をクリック
  4. タブ「全般」にプリンター名が表示されていますので、ここからプリンター名をコピー(図-011)

あとがき

ちょっとしたことですが、頻繁に繰り返す作業についてはできるだけ自動化を図っていきたいと思います。

通常はモノクロプリンターを使用するけれども、たまにカラーで印刷する場合にも応用できると思います。

DocuWorksを使う

docuworksDocuWorksは最近使い始めた便利なソフトです。
CAD及びオフィスソフトやTIF等のイメージファイルなど
色々な電子文書を、DocuWorks文書で束ねたり並び替えたりバラしたりコメントを入力したりと
紙を扱うのと同じように、画面上で操作できます。
そのうえ、データの管理もしやすく、送付する時とても便利です。

また、DocuWorksデータからTIFやPDFに変換することも可能なので、スキャンした時に発生する歪みも擦れもなく、受け取った側もそのまま保管・使用できます。

さらに便利な使い方もあると思いますので、それが分かったら再度「技術コラム」にアップします。

エクセルを使った設計ツール

配管曲げ寸法確認シート

多数の図面から、配管の長さを集計する業務があります。一枚一枚の施工図から配管の寸法値をエクセルの集計表に入力していきます。比較的単純な作業ではありますが、拾い出す物量が増えると、見落としや、思い違いなどで間違える可能性も増えていきます。

集計そのものはエクセルに任せておけばよいのですが、肝心の入力データが違っていては元も子もありません。

今回紹介するエクセル活用事例は、ある条件により拾い出す寸法を読みかえる必要がある 場合に、条件を見落とす事が無いよう、「うっかり」を防ぐくととともに、集計表へ読み替えた寸法の計算根拠を記載できるように工夫したものです。

条件は、「曲げ配管の曲げ半径(R)が配管外形(OD)の5倍(5DR)を超える場合は、曲げ寸法を考慮して寸法を読みかえること」でした。曲げRが5DR以下であれば、その旨表示し、5DRを超えている場合は、寸法を計算し表示、かつ、その計算式を集計表に、「計算根拠」として貼り付けられるよう(コピー&ペースト)にしています。

入力する条件が重複し、判断できなくなるのを防ぐための工夫もしてみました。

配管曲げ寸法確認シート(エラー)

文書では、うまくお伝えできていないと思います。直接確認された方が分かりやすいと思いますので、サンプルデータを下記においておきました。「マクロ」は使っていませんのでご安心ください。

サンプル エクセルのアイコンbendPipe.zip(エクセル2007ファイル、12.2kB)

ご自由にお使いください。もし、業務に活用される場合は、当社では一切責任を持ちません。十分に検証したうえで、かつ、自己責任でお願いします。

マクロ実行時エラー459

とある業務で使用している、エクセルのマクロを使ったツールにて、データを読み込むことができなくなりました。

このマクロツールはお客様から貸与されたもので、まずメニューフォームがあり、フォームのボタンを押す事によって、それぞれの処理を行うことができます。

マクロそのものは起動しますし、正常に動いているPCで「データの読み込み」を行い、そこで作成された「読み込みファイル」をトラブルの発生しているPCに移し、「データの読み込み」以外のマクロを実行してみましたが、問題なく正常に動きます。

「データの読み込み」の時だけ、「実行時エラー459 オブジェクトまたはクラスがこのイベントセットをサポートしていません」のメッセージが表示されました。

実行時エラーメッセージ

ネットで対処方法がないか検索したところ、マクロの記述に関するアドバイスがほとんどでした。貸与品で中身をいじることができないこともあり、お手上げ状態です。

「更新プログラムの入手」「Microsoft Office 診断プログラムの実行」最後に「エクセルの再インストール」も行ってみましたが改善されません。

どうしたものかと思案してふとエラーメッセージを見てみると、「Visual Basic」の文字に気が付き、「そうだVisual Basicで動くソフトには、『Visual Basicランタイム』が必要だったなと思いだし、だめもとで『Visual Basicランタイム』をインストールしてみたところ、見事に(なぜか)治りました。

肝心な原因が何だったかはわからないままです。マクロ実行に必要だった何かのファイルを欠損させたのかも知れません。ともあれ、日常の業務に支障が出る前でほっとしています。

WindowsXPからWindows7へ移行~理論編

Window7.jpgWindowsXPが、来年4月9日にサポートが終了する。

ご多分にもれず、当社も未だWindowsXPのパソコンが大半を占める。

ぼちぼちXPから7への移行を検討し始めたところ、先日タイムリーに"移行検討手順"の講習会があって、確認をしてきた。

1、パソコンのスペックを確認する

2、各パソコン内の不要のソフトを排除しておく

3、必要なソフトが、7に対応しているかどうか確認する

4、Windows転送ツールを使って、データ等環境を移行する。

業務で主に必要なソフトは、AutoCAD、構造解析ソフト、Office2007、pdf関連、画像関連、メール。
AutoCAD、Office2007は、1台ある7で使用中。
構造解析ソフトは、客先が7での動作を確認中。
pdf関連、画像関連ソフトは、新規購入しなくてはならなくなるかも。
データは、サーバー保存なので問題なし。
問題はメール。
OUT LOOK EXPRESSは無くなってしまうし、個々のパソコンに入っているメールを、バックアップとって、新規のメールソフトをインストールし、入れていく作業は、一番面倒のよう。

来月から、1台ずつ移行に取りかかっていくので、「~実施編」として技術コラムを掲載する予定。


ちなみに、当社は自社内で移行作業をしてしまうが、
業者にお願いしてやってもらう場合、パソコン環境移行サービスは、1台48000円!だそうだ。

規則性を持ったファイル名ですっきり保管

日々増えていくデータファイル、「名前を付けて保存」するときに適当に名前を付けてしまって、後々「あのファイルどこに保管したっけ?」となり、中身を開いて確認していては、データ探しに時間がかかってしまいます。

適当に付けたファイル名

これは「ファイル名に規則性を持たせる」ことで改善できます。

ファイル名に規則性を持たせることでファイル命名時に悩まなくてすみます。
また、ファイル名の付け方を工夫することで、探しやすくなります。

つまり時間短縮、コストダウンに結びつくわけです。

ファイル名の命名規則は、工夫して使い勝手の良い規則を作れば良いわけですが、会社であれば関係者に周知徹底する必要があります。

例として「社内議事録」のファイル管理表を示します。

エクセルによる文書管理表

エクセル等でに図書(文書)管理表を作成して、いればさらに便利です。

文書に関する概要をデータベース化することによって、迅速な検索ができるのが最大のメリットですが、ファイル名を規則にそって取得し、個々のファイル名のばらつきをなくしましょう。

ファイル名生成計算式

ファイル名の取得には、開催日と会議名を入力し、エクセルの「&」で文字をつなげているだけです。

名前を付けて保存

このファイル管理表で生成した「ファイル名」をコピーし、WORDなどで作成した議事録を「名前を付けて保存」する際に、ペーストして保存します。

あまり長いファイル名にしたくない場合は、必要項目を記号化するなどして工夫をするといいでしょう。

必要であれば、プロジェクト名や、保管場所など必要な情報を入力し活用しましょう。
ただし、入力する項目が多すぎると、データ入力に時間を割かれることになり、長続きしませんので、後にファイルをどういった項目で検索することが考えられるか、十分に検討する事が必要です。

エクセル関数[INDIRECT]を使った参照データの切り替え

一覧表、集計など、何かと出番の多いエクセルです。住所録などの一覧表作成はお手軽にできますし、ピボットテーブルを使えば、複雑な集計、データ分析も自由自在に設定することができます。

エクセルを使った、集計作業で注意することは、「間違わずに入力すること」です。当たり前ですね。

入力したデータが、原本と合致しているかを「チェック」することは当然ですが、それでもできるだけチェックの時間を短縮したいものです。

入力チェックを省力化するためには「間違わない入力」を行うことが必要です。エクセルには「データの入力規則」という、「そもそも間違ったデータを入力することができなく」する機能がありますのでこれを活用しましょう。

実際にデータを触った方が理解しやすいと思いますので、サンプルデータを用意しました。

もし、業務に活用される場合は、当社では一切責任を持ちません。十分に検証したうえで、かつ、自己責任でお願いします。

サンプル エクセルのアイコンsample_INDIRECT.zip(エクセル2007ファイル、52.0kb)

使用する主なエクセル関数

関数1
INDIRECT(参照文字列,参照形式)
用途
指定される文字列への参照を返します。
関数2
VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,検索の型)
用途
指定された範囲の 1 列目で特定の値を検索し、その範囲内の別の列の同じ行にある値を返します。

作成方法

[01]ブックを作成

データ入力用のブックを作成します。
サンプルでは、入力用の「データシート」と、参照用の「DB」の2シートを作りました。

矢印

[02]範囲に名前を付ける

名前定義1

INDIRECT関数を用いることによって、リスト中に記載された文字列から、参照先の範囲を切り替えます。そのためにはまず、参照させたい範囲に「名前」をつけておく必要があります。

材質(SUS304)に対応する配管材厚さの範囲を、( _SUS304 )と名前定義しました。
[ _ ](アンダーバー)を範囲名に使用しているのは、セル番号[ SUS304 ]との重複を避けるためです。

矢印

[03]範囲に名前を付ける

名前定義2

材質(SUS304)かつ、厚さ(Sch40)に対応するデータ範囲の名前を( _SUS304Sch40 )と付けました。
参照したい範囲の数だけ、名前定義を繰り返します。
参照先が多くなればそれだけ名前定義も多くなりますが、規則性をもって名前を付けていけば簡単です。

矢印

[04]データの入力規則

[メニューバー] → [データツール] → [データの入力規則]をクリックします。

矢印

[05]データの入力規則

データの入力規則1

「データの入力規則」で、入力値の種類(A)→「リスト」、元の値(S)→「=INDIRECT(F10)」を入力し、「OK」ボタンを押します。
(F10)は、入力規則を設定したいセルの参照先名が記入されているセルを指定します。(わかりずらいですね、サンプルで確認願います)

矢印

[06]入力規則が反映される

入力規則の反映

データの入力規則が反映され、参照先の切り替えができました。

矢印

[07]データ検索準備

データ検索準備

参照先から、必要とするデータ(今回は「内断面積」)を検索するため、「&」により文字列を接続しています。

矢印

[08]データ検索

データ検索

VLOOKUP関数を使い、該当するデータを引き出しました。

IF関数は、エラー表示対策。ROUNDUP関数は、数値の丸めのために使用しています。

矢印

[09]データ検索結果

データ検索結果

必要とするデータを表示する事が出来ました。

もっと複雑なデータ処理でしたら、ACSESS等のデータベースソフトを使用すべきでしょうが、使いやすさや、他のソフトへの転用のしやすさなどを考えると、エクセルは汎用性が高く、多くの場面で使用され続けると思います。

データの入力ミスを防ぎ、入力作業、チェック作業の時間をできるだけ短縮し、データ納品した場合も、お客様が、チェックしやすく、活用しやすいデータにしておくことは必須であると考えます。

Auto CADの図をExcelに貼り付けた後、図を編集する方法 その2

Technorati Tags:

使用ソフト: Auto CAD 2011・Excel2007

2.「形式を選択して貼り付け」→「Auto CAD drawing オブジェクト」の「リンク貼り付け」を行った場合

(Excelに「リンク貼り付け」)

image ①任意のdwgファイル(今回は「てすと.dwg」というファイル)を開く

(注:Excelから印刷したいので、Auto CADの「形式」→「線の太さ」→「線の太さの設定」画面にて「線の太さを表示」にチェックを入れる→任意の太さに変更しておく)

 

 

 

image

②Auto CADの任意の図をコピー

③画面表示は任意の図にあわせる

 

 

 

 

 

 

image ④エクセルの画面を表示し、「形式を選択して貼り付け」→「Auto CAD drawing オブジェクト」の「リンク貼り付け」にチェックを入れ「OK」

 

 

image  ⑤右クリック→「サイズとプロパティ」→「サイズ」の「拡大/縮小」で任意の倍率に変更する

 

 

 

 

 

(Excelに「リンク貼り付け」後、Auto CADで編集する場合)

image ①エクセルに貼りつけた図にカーソルを移動し、右クリック→「Auto CAD drawing オブジェクト」→「Edit」を選択

②Auto CADが起動→Auto CADで編集

(注:「貼り付け」の場合と異なり、元のファイル「てすと.dwg」が開く。編集は元のファイル「てすと.dwg」で行う。元ファイルとのリンクが切れるとAuto CAD での編集は不可。)

 

image③編集が終了したら、Auto CADを「上書き保存」し、閉じる。

 

 

 

 

image ④ エクセルにAuto CADの編集結果が反映される。

 

 

 

 

(Excelに「貼り付け」または「リンク貼り付け」を試してみた結果)

1.Auto CADの図をExcelに貼り付け後、Wordと同様にAuto CADで編集可能なのですが、編集した図をExcelに反映させる方法がなぜかたびたび変わりました。また編集した図をExcelに反映させた時に元の縦横比が保持されない場合がありました。(単純に私の設定・反映の方法がおかしいのかもしれませんが)

2.「リンク貼り付け」を行った場合、Auto CADで編集した結果を反映できない場合がありました。

ちなみにWordと同じように「グループ解除」してExcelで図を編集可能かどうかを試してみたが・・・・・

image

 

左記のような結果となりました。

 

 

 

Auto CADの図をExcelに貼り付けた後、図を編集する方法 その1

Technorati Tags:

使用ソフト: Auto CAD 2011・Excel 2007

Auto CADで作成した図をWordと同じようにできるかどうかをExcelで試してみました。

(☆「画像の貼り付け」は、Wordと同様にできるので今回は省略します。)

1.Excelの「形式を選択して貼り付け」→「Auto CAD drawing オブジェクト」の「貼り付け」を行った場合

(Excelに「貼り付け」)

image ①任意のdwgファイル(今回は「てすと.dwg」というファイル)を開く

(注:Excelから印刷したいので、Auto CADの「形式」→「線の太さ」→「線の太さの設定」画面にて「線の太さを表示」にチェックを入れる→任意の太さに変更しておく)

  

 

image

②Auto CADの任意の図をコピー

③画面表示は任意の図にあわせる

 

 

 

 

 

 image

④エクセルの画面を表示し、「形式を選択して貼り付け」→「Auto CAD drawing オブジェクト」の「貼り付け」にチェックを入れ「OK」。または「Ctrl+V」。

 

image ⑤右クリック→「サイズとプロパティ」→「サイズ」の「拡大/縮小」で任意の倍率に変更する

 

 

 

 

 

(Excelに「貼り付け」後、Auto CADで編集する場合)

image ①エクセルに貼り付けた図にカーソルを移動し、右クリック→「Auto CAD drawing オブジェクト」→「Edit」を選択

②Auto CADが起動→Auto CADで編集

(注:元のファイル「てすと.dwg」ではなく、テンポラリーファイルが開く。編集はこのテンポラリーファイルで行う。)

   

image③Auto CAD上で「閉じる」をクリック

④「オブジェクトを閉じる前にMicrosoft Excelを更新しますか?」というダイアログボックスが開くので、「はい」をクリック

 

 

 

image

⑤エクセルにAuto CADの編集結果が反映される。

 

 

 

 

⑥  ④を実行したが、エクセルの図に反映されていない場合は、Auto CADで「上書き保存」し、「閉じる」。

または、「Auto CAD drawing オブジェクト」→「変換」→「再生方法」にチェック→「OK」

次回は「リンク貼り付け」を試してみます。

Auto CADの図をWordに貼り付ける5つの方法(その3)

Technorati タグ:

  使用ソフト: Auto CAD 2011・Word2007

今回は貼り付けた図をWordで編集できる方法を試してみた。

(4-1・4-2)「Auto CAD drawing オブジェクト」で貼り付けた場合(前回の続き)

<「貼り付け」後、Wordで編集する場合>

image

 

 

 

 

 

 

 

 

image

① 図を選択→右クリック→「グループ化」→「グループ解除」(Office 描画オブジェクトに変換)

 

 

 

 

 

image

② 削除したい部品を選択し、削除

③ 変更したい部品を選択し、右クリック→「オートシェイプの書式設定」→「色と線」等を変更

④ 文字・数字等は、Wordで作成

 

 

 

(5)そのまま「貼り付け」(Ctrl+V)を行った場合

  (4-1)と同じ結果となる。

 

(試してみた結果・・・)

「Auto CAD drawing オブジェクト」で「貼り付け」・「リンク貼り付け」または「貼り付け」(Ctrl+V)を行った場合、Auto CADまたはWordで編集可能(ちなみにAuto CAD 2000LTで試してみたが、図の選択に時間はかかるが編集できた)。ただし、以下の注意点があることがわかった。

【「Auto CAD drawing オブジェクト」で「貼り付け」・「リンク貼り付け」し、Auto CAD で編集する場合の注意点】

1.図を選択する前にAuto CADが起動していないと図の選択に時間がかかる。

2.Auto CADの画面表示状態がWord上に都度反映される。

3.「Auto CAD drawing オブジェクト」で「リンク貼り付け」の場合、元となるAuto CADのデータとのリンクが切れるとAuto CADで編集不可となる。

4.「Auto CAD drawing オブジェクト」で「貼り付け」の場合、Wordへの貼り付け時およびAuto CAD で編集しWordに変換する際、元の縦横比率または表示サイズを保持できない場合がある。

5.Wordで印刷すると線および文字等の太さが細い場合がある。(解決策1)Auto CADの「形式」→「線の太さ」→「線の太さを設定」画面→「線の太さを表示」→任意の太さに変更する。(解決策2)Auto CADの「グローバル幅」に任意の値を入力し、ポリラインに変換する。

【貼り付け後、Wordで編集する場合の注意点】

1.Word上で図を選択し「グループ解除」すれば、Wordで編集可能なのだが、文字・寸法・塗りつぶし部分等も全てバラバラになる。

2.文字等はWordで作成し直す必要がある。

MovableTypeセキュリティアップデート

MT-upgrade

弊社では、Webサイトを構築にMovable Typeを活用していますが、開発、販売元のシックス・アパート社よりセキュリティアップデートのアナウンスがありました。

Movable Type 4.29、4.36 および 5.1、5.05 を含む以前のバージョンでは、当該製品で管理している情報を、アプリケーション上の一部の操作において、遠隔の第三者により更新、閲覧、変更される可能性があります。(http://www.movabletype.jp/blog/_movable_type_511_50514291.html)

第三者によって情報を書き換えられては困りますので、当然当社でもアップデートを行いましたが、このアップグレード作業が面倒です。たまにやる作業のせいか、毎回アップデートの手順に悩みます。

当社では、新しい機能を必要としていないので、MovableType4のままですが、現行のMovableType5でも、アップグレード作業の手間は、あまり改善されていないようです。まあ、やり方のポイントさえ押さえておけば問題はないのですが、もう少し楽になると助かります。

忘れないようにするためのメモとして記載します。注:あくまでも当社の環境です。

  1. FTPソフト等にてサーバーにアクセス
  2. 現在のMTフォルダをリネーム(例: mt → mt-Back )
  3. 新しいMTをフォルダごとアップロード
  4. 古いMTをフォルダごとダウンロード
  5. 古いMTのmt-config.cgiを新しいMTのルートフォルダにアップ
  6. *.cgi のパーミッションを700(使用中のサーバーの推奨値)にする。
  7. 新しい /mt4/plugins に 古い /mt4/plugins の差分をアップ
  8. 新しい /mt4/mt-static/themesに 古い /mt4/mt-static/themes の差分をアップ
  9. 新しい /mt4/mt-static/pluginsに 古い /mt4/mt-static/pluginsの差分をアップ
  10. mt4i(携帯電話用サイト構築ツール) をアップ

ポイントは、作業時には古い環境のバックアップを忘れずに行い、自社で用意したテンプレート、プラグイン、の場所をアップグレード作業の事前に良く確認しておきましょう。自社の情報をバックアップすることは重要事項です。

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MovableTypeロゴ

キーボード画像

キーボードの画像

ソフトの操作説明や、パソコンを使った作業の手順書の作成などに、キーボードの画像を使いたい時がありませんか。

当社で作成したキーボードの画像を掲示しますので、ご自由にご利用ください。上記画像をクリックして表示された画像を右クリック」→「名前を付けて画像を保存」で、適当なところに保存し、ご利用ください。

営利を伴う再配布は、禁止いたします。

エクセルで作成した表をAutoCADで使う

AutoCADにはいろいろな機能があって

「こんなに便利な機能があったのか!?」

と目からうろこがおちることがあります。

 

ものすごく時間がかかってしまいそうな作業に取り掛かるときには

もっと効率よくできる方法はないだろうか?と考えてみます。

 

「………」

 

一人で考えても答えがでません。

 

なので熟練の技をもつ先輩方に相談してみると

一緒に考えてくれて答えを導き出してくれます。

 

今回はCAD上で240行ほどあるリストを作成する時のこと。

エクセルでリストを作成して何度もチェックしたデータがあるのに

もう一度CAD上で1からリストを作成してチェックするのは

時間もかかる上に間違うリスクも大きくなります。

 

そこで、エクセルで作成したリストをDWGに転換して

そのまま活用する方法を覚えたので手順を記載します。

 

 

 

1、エクセルとAutoCADの画面を立ち上げておきます。

 

2、AutoCADで使用したいエクセルの表を選択します。

 

エクセル表

 

3、「ホーム」→「貼り付け」→「図」→「図としてコピー」を選択します。

 

エクセル1

 

4、表示(画面に合せる)と形式(ピクチャ)を選択して「OK」をクリック。

    (形式をビットマップにすると表ごとの貼り付けになります。)

 

図のコピー

 

5、AutoCADの画面に移り、「編集」→「形式を選択して貼り付け」を選択します。

 

CAD画面1

 

6、形式を「AutoCad LT  図形」にして「OK」

    (AutoCAD の場合は「AutoCad 図形」にする。)

 

形式の選択

 

7、基点を決めて配置する。

 

CAD画面

 

補足ですが、

貼り付けをする際の表の大きさは画面表示の大きさによって変わります。

画面表示がズームになっていると表は小さく、全体表示になっていると表は大きく貼り付けられます。

 

そこで、

 

AutoCADに元々の表があって、その文字位置やサイズは変わらず、内容だけ差し替えしたい場合。

尺度変更で文字の配列を揃えれば簡単にできました。

 

1、表の一番上と一番下の文字の挿入基点をとり基準線を引きます。

2、エクセルから貼り付けした表の中の文字を選択し、一番上の基準線に合せて移動する。

3、移動してきた文字を選択し、尺度変更 尺度変更 をします。

4、基点を聞いてくるので、一番上の基準線に合せてクリック

5、尺度を指定 または [コピー(C)/参照(R)]

と表示されるので 「R」+「enter」

6、参照する長さを指定。

(移動してきた文字列の一番上の文字挿入基点でクリック → 一番下の文字挿入基点でクリック

7、 新しい長さを指定 または [点を指定(P)]

  (最初に引いた基準線の一番下の基準線でクリック

 

これで文字列の間隔は揃うので、プロパティコピーや文字高の確認を忘れずに。

元々の表に移動すれば完成です。

エクセル描画オブジェクトをワードで使う

エクセルで書いた図形をワードで使いたいとき、単に「オブジェクト」を「コピー」し、クリップボード経由で「貼り付け」だけで最適な状態になるのか?

そんな素朴な疑問から、いくつか検証してみました。

結論としては、「windowsメタファイル形式」にして貼りつけるのが、一番きれいに貼り付けることができました。

手順を記載します。

  1. 検索と選択 ドロップ ダウン ボタンをクリックします。
    [検索と選択] ドロップ ダウン ボタンをクリックします。
  2. オブジェクトの選択 をクリックします。
    [オブジェクトの選択] をクリックします。
  3. 描画コピーテスト.xls [互換モード] をマウスでドラッグします。
    [描画コピーテスト.xls  [互換モード]] をマウスでドラッグします。
  4. 貼り付け グループの 貼り付け ドロップ ダウン ボタンをクリックします。
    [貼り付け] グループの [貼り付け] ドロップ ダウン ボタンをクリックします。
  5. 図としてコピー をクリックします。
    [図としてコピー] をクリックします。
  6. 図のコピー をクリックします。
    [図のコピー] をクリックします。
  7. 図のコピー をクリックします。
    [図のコピー] をクリックします。
  8. 貼り付け グループの 貼り付け ドロップ ダウン ボタンをクリックします。
    [貼り付け] グループの [貼り付け] ドロップ ダウン ボタンをクリックします。
  9. 形式を選択して貼り付け をクリックします。
    [形式を選択して貼り付け] をクリックします。
  10. 貼り付ける形式 一覧リストの 図 (Windows メタファイル) をクリックします。
    [貼り付ける形式] 一覧リストの [図 (Windows メタファイル)] をクリックします。

ちなみに、以下の手順で検証した結果をPDFにしました。

図形の貼り付け検証結果(pdf:212kB)

pdfの図下に記載の図番の意味は以下のとおりです。

  1. エクセルで図形を描画
    • 「検索と選択」→「オブジェクトの選択」
    • オブジェクトを選択する
    • 「貼付け」→「図」→「図としてコピー」
    • 「図のコピー」→表示「用紙に合わせる」

    ワード側「貼付け」作業

    1. 「貼り付け」→「形式を選択して貼付け」→「図(Windows メタファイル)」(図 1)
    2. 「貼り付け」→「形式を選択して貼り付け」→「図(拡張メタファイル)」(図 2)
  2. エクセル側作業
    • 「検索と選択」→「オブジェクトの選択」
    • オブジェクトを選択する
    • コピー

    ワード側「貼付け」作業

    1. 「貼り付け」→「形式を選択して貼り付け」→「図(Windows メタファイル)」(図 3)
    2. 「貼り付け」→「形式を選択して貼り付け」→「ビットマップ」(図 4)
    3. 「貼り付け」→「形式を選択して貼り付け」→「図(拡張メタファイル)」(図 5)
    4. 「貼り付け」→「形式を選択して貼り付け」→「図(GIF)」(図 6)
    5. 「貼り付け」→「形式を選択して貼り付け」→「図(PNG)」(図 7)
    6. 「貼り付け」→「形式を選択して貼り付け」→「図(JPEG)」(図 8)
    7. 「貼り付け」→「形式を選択して貼り付け」→「Microsoft Office グラフィック オブジェクト」(図 9)

Microsoft Office 2007のインストール

巷では、Microsoft Office の次期バージョン Office2010 の発売が間近と騒がれていますが、当社は、つい最近(11/末)まで、「2000」「2002」「2003」がバラバラで存在していました。

データの互換性は保たれているし、業務上特に困ったことはありませんでした。

しかし、ある顧客との取引では、設計品質の観点から顧客が作成したエクセルのツールを使用することが求められています。

このツールは、マクロ機能がふんだんに盛り込まれており、業務の省力化と設計品質の確保のため、このツールを使わないとこの顧客の業務をこなすことができません。

顧客内でも、パソコンのリニューアル等で Office 製品のバージョンの差異が発生しており、バージョンの違いによる不具合をなくすため(お客様)社内でのエクセルのバージョンを統一することとなり、当社へも offce 2007 に統一するよう申し入れがありました。

お客様の意向を受け、この機会に当社もOffice 2007へバージョンを統一することとし、「パッケージ版」ではなく「ライセンス版」を購入することにしました。 Microsoft では「マイクロソフトオープンライセンス」と呼ぶようです。

ライセンス版の利点としては、以下の点があります。

  1. 複数のofficeを比較的安く購入できる
  2. パッケージやマニュアルがかさばらない
  3. ライセンスの管理が Web でできる
  4. ライセンス認証が容易
  5. 1 枚の CD-ROM で複数の PC にインストールできる
  6. 他のパソコンにも移管可能(パソコン買換え時など)
  7. ダウングレード(旧バージョンの使用)可能

以下の手順で導入しました。

オープンライセンスを取り扱うことのできる販売店で購入(今回はお世話になっている「リコー九州 宮崎支社」さんより購入)

購入を依頼して1週間ほどで、「マイクロソフトオープンライセンス発注確認書」が販売店経由で送られて来ました。 発注確認書には以下の5項目が記入されています。

1.ライセンス認証番号、2.ライセンス番号、3.ライセンス発効日、4.契約情報、5.ライセンス認証番号満了日

この時点では、Office のインストールに必要な「ボリュームライセンスキー」はわかりません。

発注確認書の情報に基づき、eOpen サイトへアクセスし、ユーザー登録し、必要事項を入力することで、「ボリュームライセンス」を取得できます。

office2007

いえ、取得できるはずでした。

原因は不明ですが、「ボリュームライセンスキー(プロダクトキー)」は表示されず、空欄のままでした。もしかすると登録されるには時間がかかったのかもしれません。しかし、いつ登録されるかわからないものをのんびりまっているわけにもいきませんので、仕方なく電話にて「マイクロソフトボリュームライセンスコールセンター」へライセンスキーを問い合わせ、無事インストールをすることができました。

数日して、再度 eOpen サイトへログインしてみますと、コールセンターで発行してもらったライセンスキーを含め2つのライセンスキーが表示されていました。 ためしに、コールセンターで聞いたライセンスキーでインストールを試みましたが、インストールはできませんでした。当然ですね。

ライセンスキーの取得に手間取りましたが、必要台数のパソコンへのインストールもすべて終了し、新しい環境で作業をしています。

必要になれば、ネット上で追加ライセンスの取得ができるようですし、CD-ROMを何枚も保管する必要がないのは楽です。

データ送付時の暗号化

出来上がったデータなどを客先に提出する際、メールを使用している会社は多いと思います。しかし、そこで心配になるのがセキュリティーの問題です。

あってはならないことですが、万が一、送付先を間違ってデータを送った場合外部に情報が洩れてしまい大変な事になってしまいます。

このような危険なことを防ぐ為に送付先を間違えないのは当然ですが、万が一を考えてデータを暗号化するのも有効です。

当社では暗号化ソフト「アタッシェケース2」を使用しています。このソフトは強力な暗号化を行う上に、フリーソフトです。

詳しくは下記サイトをご覧下さい。

アタッシェケース

http://homepage2.nifty.com/hibara/software/atcs2.htm

このソフトはデータを暗号化して送付するので暗号を解くにはパスワードが必要になります。そのパスワードを送付する相手へ電話か別メールで連絡することを忘れずに・・・。

これからも情報漏洩などを防止する為にセキュリティーの強化を徹底していきます。

Excel 「検索」

今の時代Excel&Wordは使いこなせて当然。

私の仕事は簡単に言うと、
「A」からデータを取り出し、それをexcelに落とし込み、
全部のデータを修正し完璧に繋いでまた「A」に戻す。というお仕事。

取り出すデータの数は2万~3万個。
そのデータの中から100個だったり、1000個だったり
時には、1個のデータを探し出して、確認をしなければいけない時もある。

「欲しいデータが、一番上にありますように」と毎回祈りつつ、excelを開く。
「有るわけないよね~。だって欲しいデータは頭が"T"から始まってるし・・・」
表を整理して、「オートフィルタ」を掛け、マウスの中心にあるボタンをクリクリ。
どこだ?どこだ?
担当者も隣で見ていてイライラ・・・
担当Hさん・・「「検索」掛ければいいじゃん」
私・・「ケンサク?」

で、教えてもらったのが「検索」

私・・「うぉぉぉ~」
Hさんはすっかり呆れていました。
Hさん・・「ほら!これ貸してあげる」
それは、「Excel&word 便利なテクニック せんぶ!」って本でした。
それも、上級者用
「ありがとうございます。お借りします」と借りたものの、説明を理解するのに四苦八苦
の今日このごろです。

ちなみに上文は1年前の出来事です。(本当です)

「操作方法」
探したいセルを指示して、ツールバーの「編集」→「検索」をクリック。
検索したい文字・数字を入力して「すべて検索」or「次を検索」をクリック。
(もっと簡単な方法は「Ctrl」+「F」を押す)
※「次を検索」の場合です。

検索呼出し 検索指定 検索結果

上記サムネイルをクリックすると拡大された画像が表示されます。
拡大された画像にカーソルを乗せて表示される「NEXT」「PREV」をクリックすることで次の画像が表示されます。

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