BCP対策と風通しの良い企業を目指して
当社では、社内連絡ツールとしてLINE WORKSを導入いたしました。
導入の背景として、当社は、本社と派遣先の2カ所に分かれており、会社契約の携帯電話を2台使用して連絡を取り合っていましたが、繁忙時など、業務ををしばし中断させることにもなり効率がよくありませんでした。
また、事業継承の観点からも災害時の安否確認を考えると。通常の勤務場所以外でも連絡の取りやすいツールを探してしたことも導入のきっかけとなりました。
主な機能
会社に提案するにあたり、LINE WORKSの機能を調べました。主だった機能は以下の通りです。
- トーク
- Lineでおなじみのチャット機能。既読者がだれかがわかる。
- チームごとでノートや予定、ファイルを共有可能
- ホーム
- 掲示板機能。複数の掲示板を作成でき、閲覧・編集権限を設定可能。
- 資料共有や議事管理の場としても活用可能。
- カレンダー
- スマホでも最適な表示に切り替えてメンバーの予定確認ができる。
- アンケート
- 会食日程の調整から災害時の安否確認まで、すぐにアンケートを作成できる。
- 回答結果はグラフで自動集計。
- アドレス帳
- 社内メンバーと外部の連絡先を共有する共有アドレス帳
- 個人のアドレスも可能
- メール（ベーシック）
- 暗号化された通信経路によるメール機能
- Drive（ベーシック）
- 最大30GBのファイルスペース（一人当たり）
- 最大30GBのファイルスペース（共有）
契約するプランによって、使える機能が違いますが、当社はメールは元々のメールアドレスを継続して使用しことと、ファイルスペースも不要と考え「ライト」プランを導入いたしました。（公式サイト：https://line.worksmobile.com/jp/）
メリット・デメリット
導入するにあたって考えたメリット、デメリットは以下の通りです。
メリット
- 業務用のLINEアカウントを作成でき、個人LINEアカウントと切り離して使用できる。
- 万が一の災害時の安否確認として迅速なやり取りが可能。
- 音声通話、ビデオ通話可能 ⇒ 携帯電話の代わりに
- 退職者のアカウントは削除処理可能で、処理されたアカウントにはログインできなくなる。
- 個人端末を機種変更しても移行が容易。
- ブラウザ版（PC）モバイル版(スマホ)のアプリケーションあり
デメリット
- 通信費が個人の負担となる。各人の契約形態によっては費用負担が大きい可能性あり。
- 派遣先で使用可能か？
- 個人端末に専用アプリを入れる必要があり。苦手な人もいる。
通信費の個人負担に関しては、昨今モバイル通信が常識となっており、各人の通信契約の範囲で収まりそうだと判断し、各人に説明、了承を得ました。
また、派遣先では、休息時間を利用してサービスを利用してもらうこととしました。
情報の迅速な共有で社内の風通しを良くし、見通しの良い企業となる為にも、LINE WORKSを有効活用していきます。
使用開始して間もないためか、使用頻度はまだ少ないのが実情です。
管理者も含め活用のための勉強会などが必要だと考えています。
